清华紫光电子档案管理软件（提交版）.docVIP

项 目 建 议 书 项目名称：清华紫光电子档案信息管理系统 编制单位：合肥紫软计算机科技有限公司 编 写 人： 邓 杨 生效日期：2008年 10 月 30 日 目 录 １．公司情况介绍 1 1.1　概述 1 1.2公司情况介绍 1 2.方案简介 2 2.1为什么档案应采用信息化网络化管理 2 2.2电子化、网络化环境下档案的收集 3 2.3电子化、网络化环境下档案室内部管理 4 2.4电子化、网络化环境下档案的利用 5 3. 系统功能模块的划分和各模块的设计 6 3.1总体功能设计 6 3.2 信息采集 10 3.2.1 数据录入 12 3.2.2 收集整编 13 3.3.3 数据转换 14 3.3 日常管理 15 3.3.1 借阅管理 16 3.3.2 鉴定和销毁管理 18 3.3.3 统计报表 19 3.4 信息服务 22 3.4.1光盘制作 23 3.4.2 检索查询 25 3.4.3档案网站 27 3.5 系统设置 30 3.5.1 建立符合用户要求的档案管理结构 31 3.5.2 对现有档案管理系统的其他设置 33 3.6 系统安全 33 3.6.1 数据库访问密钥 34 3.6.2 权限管理 34 3.6.3 IP和MAC地址绑定 37 3.7 数据存储和备份 38 3.7.1 数据存储 38 3.7.2 数据备份 40 3.8 电子文件的安全利用 41 3.8.1 全面的日志管理 41 3.9 与OA系统的接口设计 42 3.9.1 OA系统收发文与档案系统的接口 43 3.9.2 OA系统与档案用户信息的同步和一致 44 3.10 特色技术 44 3.10.1 全文检索系统的集成 44 3.10.2 功能介绍 45 １．公司情况介绍 1.1　概述 随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。 铜陵有色金属(集团)公司的每年归档的文件数量巨大，如果没有一套安全可靠、功能完善、可以处理大数据量的档案管理系统做为管理手段，将会给今后的工作带来极大麻烦。 铜陵有色金属(集团)公司内部已使用OA系统，基本实现了无纸化办公。而文件的整理还是手工方式，为很好的解决上述种种问题，建设一套安全、方便的档案管理系统已成为铜陵有色金属(集团)公司档案工作的重中之重。现代化档案管理系统的建设不仅实现了铜陵有色金属(集团)公司各类归档文件的自动归档、整理，做到档案信息的安全存储和网上方便的信息服务，同时也为集中管理单位内部各类知识资源打下良好基础。公司多年从事档案管理系统的工作，在省内拥有大量的成功用户，业绩卓著，客户遍及各个行业，具备了完成铜陵有色金属(集团)公司档案信息管理系统的能力，希望能够承担本项目。 1.2公司情况介绍 合肥紫软计算机科技有限公司由具有多年电子档案管理软件开发和销售经验的专业人员组成的，专注于电子档案管理软件领域，致力于为使用者提供先进的软件系统。公司注册成立于2004年，是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商。公司的经营宗旨是要成为在电子文档管理领域及数字档案馆领域的领导厂商。我们的经营任务是为客户提供最优秀的软件、最好的服务；为员工提供最好的发展机会；给股东带来最大的投资回报。我们的服务宗旨是：客户至上、真诚合作、尊重个人。并形成了从单机产品到局域网络产品，直至远程网络产品；从C/S结构产品到全B/S结构产品的完整系列产品线。 公司代理的清华紫光电子档案管理软件在全省已拥有江淮汽车、安徽省电力全系统、合肥卷烟厂及合肥市人事局等60余家单位。 2.方案简介 2.1为什么档案应采用信息化网络化管理 1)现行档案管理存在如下不足: （1）占用极大的存储空间 基本上每个企、事业单位都有自己单独的档案室，各种档案信息浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体，投资巨大。 （2）手工管理费时费力 档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用的是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低，费时费力。 （3