城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究及其启示.pdfVIP

城市建设文件、档案信息集成管理与 集成服务研究及其启示* 安小米 [摘要】 本文在调查研究的基础上解答了三个问题：城市建设文件、档案 信息集成管理与集成服务(集成模式)构想的实践需求是什么?信息化建设中集 成模式的功能、形式和实践条件是什么?集成模式的发展趋势和未来发展方向是 什么?研究结果对于验证集成模式构想，发现其最佳实践适用条件和指导未来研 究三个方面都具有特别重要的意义。论文围绕上述“是什么”的问题讨论了以下 六个方面的内容：研究背景、集成模式构想、集成模式构想的需求调查分析、信 息化建设中集成模式的发展阶段和演进过程调查分析、集成模式的发展趋势和未 来发展方向展望、研究启示。 [关键词】．集成模式集成管理与集成服务城市建设文件城市建设档案城市 建设信息 1．研究背景 自2002年9月“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务(简称‘集成模式’) 研究”国家自然科学基金项目批准立项以来，课题组按既定的研究方案围绕三个问题：“什 么是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务模式?”，“为什么要实施城市建设文 件、档案信息的集成管理与集成服务?”，“如何实现城市建设文件、档案信息的集成管理与 集成服务?”开展了一系列研究工作。 课题组采用理论研究和实践研究相结合即文献研究q)∞和社会调查及学术讨论相结 *本文受国家自然科学基金资助，项目代号 ①姬永生，“图书馆集成管理机制研究文献综述”，集成管理与集成服务文献研究报告，2003年3月28日，中国人 民大学档案学院．国家自然科学基金项目组成员学术讨论会，共6页。 ②刘静．。我国集成服务问题研究现状分析”，国家自然科学基金项目研究报告，2003年12月，共5页。 ③周晓英，“图书馆联盟研究资料综述”，2003年8月16一19，承德，21303年城建档案信息化建设研讨会大会发言及 学术报告，共lO页。 合①②⑦中外档案信息最佳实践规范研究④与比较研究相结合⑤、问题研究与案例研究相结 合⑥⑦⑧等多种多样的研究方法，取得了一定的研究成果⑨o。借鉴国内外档案管理和电子 文件管理及相关学科近年来的研究成果，结合国内外城建档案管理及其研究的现状，课题 组认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景下，城建档案最优化管理的发 展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务。 课题组在文献研究的基础上@提出了“集成管理与集成服务”的概念，并阐述了其内 涵：即：采用集成的理念和原则，以用户服务为核心，将信息管理与信息服务的全过程看 成一个复杂系统，融用户产品质量控制、管理过程控制和管理服务控制为一体，达到用户 满意、管理过程经济高效和管理结果最大价值实现的一个管理与服务优化整合和双赢过程、 一种最优化管理理念和一种最佳实践模式。基于此概念，笔者对城市建设文件、档案信息 集成管理与集成服务的解释是：采用集成的理念和原则，实现用户服务满意、管理过程经 济高效，城市建设文件、档案信息质量保证及其最大价值实现的一种纵向整合与横向联合 的一体化思想、最优化管理模式和知识管理与知识服务应用系统。其含义有四层：第一， 将城市建设证据、信息与记忆的积累、共享与交流的全过程看成一个有机的复杂系统；第 二，将建设项目生命周期和文件运动生命周期看作一个连续整体；第三，实现全方位、全 范围和全阶段的管理对象、资源要素、功能和优势之间的管理集成；第四，实现信息需求、 信息资源、信息服务方式及手段、信息服务机构及制度和人员各要素的集成。基于集成模 式的最优化机理，结合21世纪城建电子文件和档案的未来发展方向@，笔者从五个方面探 ①2002年12月课题组和中国城科会城建档案信息专业委员会在全国开展了典型调查。了解城建档案信息化工作或 数字档案馆建设中目前存在及急需解决的问题。课题组经研究和协议选择了具有区域代表性和具有一定档案管理特色的 七个国家一级城建档案馆作为重点调查对象，这七个城建档案馆分别是北京市城建档案馆、上海市城建档案馆、广州市 城建档案馆、沈阳市城建档案馆、昆明市城建档案馆、无锡市城建档案馆和苏州市城建档案馆。此外，课题组还通过IIl一 删检索了解城建档案馆的网站建设情况，从中分析得出城建档案馆数字化和信息化建设的特点、问题和趋势。检索结 果表明到2003年7月25日，目前已有十四个城市的城建档案馆开通了．网站或有了网页，这十四个城市分别是北京、上 海、