数字化管理是城建档案馆现代化必由之路.docVIP

数字化管理是城建档案馆现代化必由之路 邱书巧 ［提 要］未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路；城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。 ［关键词］档案信息化 必然要求 指导思想 总体目标 主要任务 计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展、不断突破及有机结合，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术，来增加科技含量，走科技强档之路，用现代通讯技术和计算机技术，来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥重要的价值。也就是说：我们城建档案的主要保存地——城建档案馆也必将发展成为在这种新形势下生存与发展的信息化、数字化的城建档案馆。 一 、信息化是城建档案事业发展的必然要求 我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。在这种新形势下，我们应该克服“老档案”、“死档案”的思想，跳出档案来看档案，把城建档案作为重要的信息资源进行认真的开发利用，充分挖掘内存价值，积极为政府、为社会、为群众提供有用的统计数据、资料和决策依据，让馆藏档案产生最大的效益。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。 第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。 第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ——这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。 第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业ＣＡＤ技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（ＣＡＣ）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。 第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。 二、城建档案信息化建设的历史背景 城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。 1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。 2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。 3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信