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科技查新档案网络管理平台的分析与构建 薛 柳 （广西桂林图书馆，桂林，541002） 文摘：科技查新档案是在科技查新活动过程中形成的原始记录，是查新机构重要的信息资源，它直接反映了查新机构的发展过程和科研领域的研究状况。文中分析桂林图书馆科技查新项目档案管理的现状及存在问题，提出查新档案网络化管理平台构建及实现。 关键词：科技查新档案 网络化 管理平台 中图分类法：G252.7 The analysis and construction of administration of networks in science novelty files Xue Liu (Guilin Library, Guangxi, Guilin, 541002) Abstract: The science novelty files is the original record which is processed during in the activity of science novelty searching. It reflects the development process and research status of science research fields. The article analyses management of science novelty files in Guilin Library and the present problems, then brings forward the network administration flat roof construction of science novelty and the implement. Key Words: Science novelty files；Networking；Flat roof management 科技查新档案是在科技查新活动过程中形成的原始记录，是查新机构重要的信息资源，它直接反映了查新机构的发展过程和科研领域的研究状况。因此，采取科学、有效的方法管理科技查新档案具有重要的现实意义。 科技部2001年1月1日实施的《科技查新规范》(国科发计字[2000]544号)中明确规定：“查新机构应当做好查新档案的管理工作”“每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档，查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员”“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。由此可见，科技查新档案管理是整个科技查新工作过程中不可忽视的重要组成部分。 查新档案内容包括：(1)科技查新用户委托合同；(2)用户提供有关课题的相应资料；(3)查新过程使用的检索词、策略及数据库；(4)检出相关文献的记录情况；(5)查新报告的副本或复印件及报告的电子文档。 1．目前我馆科技查新项目档案管理现状 1．1 纸质档案管理 对1997年至2009年的用户科技查新委托合同及相应证明资料、查新报告的副本或复印件按年度编号立卷装订成册，每30个编号的合同、报告为一册，专柜存放。 1．2 电子文档查新档案管理 按年度制作Excel形式的查新项目汇总表,如： 编号 委托单位 课题名称 委托时间 2000-1 桂林三金药业集团公司 桂林西瓜霜含片 2000-1-5 2000-2 桂林大宇客车有限公司 GL6120A型豪华客车 2000-1-6 （汇总表的内容包括项目编号、项目名称、委托单位、委托时间） 对于电子版的查新报告按照年度编号保存在两台专用档案机，其中一台备份。 2．我馆查新档案管理存在的问题 我馆的查新档案是从1997年就开始存档的，截至目前有近四千份报告。目前查新档案管理的优点是细致、无遗漏、无缺失。缺点是：(1)纸质档案和电子档案都只是按年代顺序排列，缺少按专业、按地区查询，不能提供多途径查询。具体操作是：首先，根据查找人提供的信息在Excel形式的统计表中查找；其次，进入查新报告数据库中根据编号找到具体的查新报告，而且必须要客户提供准确的年代、项目名称或委托单位。(2)由于档案管理实行单机管理，不能上网，不能将查新报告及时上传到上级管理部门或国家查新工作数据库，无法提供资源共享。(3)目前管理补充材料困难，没有相应的管理程序，难以跟踪课题研究、获奖情况及用户的反馈意见等。(4)不利于查新档案的数据统计分析。 3．查新档案的网络化管理 在查新规范中，要求查新机构做好查新档案的管理工作，但没有出