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浅谈Word在办公应用中的技巧使用 （湖南永州职业技术学院网络技术系，湖南永州，刘西祥，425100） [摘要]：本文主要从“创建文档”、“编辑文档”、“打印文档”等方面叙述了Word在办公应用中的各种技巧使用，对办公应用人员起到了一定的指导作用，有助于提高电脑办公的质量和效率。 [关键词]：Word 办公应用 技巧使用 随着计算机的飞速发展和不断普及，计算机在办公应用中的作用越来越大，而Word作为当前最为流行、功能最为强大的文字处理软件，发挥了巨大的作用。对于办公应用人员来说，Word是其必须熟练掌握的一种办公应用软件，然而在实际操作当中，我们还有很大一部分办公应用人员只会简单的、死的操作，而对于一些灵活的技巧性操作，普遍存在困惑，严重影响了工作效率。笔者通过多年的办公应用软件教学和办公室实践工作经验，总结了Word在办公应用中的一些使用技巧，现浅谈如下。 一、创建文档——模板的使用 “模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。WORD中常用的“模板”主要有：公文向导、实用文体向导、简历向导、日历向导、名片制作向导、报告、出版物等，使用现有模板的大部分工作是在填空，包括向导方式的模板，都是根据提示填入你自己需要的实际内容。所以，我们在制作专业的文档之前，首先应该看看有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就发挥“拿来主义”的精神，其实，我们也可以创建自己需要的模板，有利于企业文档的统一和规范化，这样既可以保证文档的完成质量，还能大大提高工作效率。 二、编辑文档 （一）选定操作 在对Word文档进行编排前，首先要通过“选定”操作来标记需要修改的内容，然后再完成操作。简单地说，就是“先选后做”。“选定”操作可以通过鼠标和键盘来实现，一般使用鼠标，常用的技巧主要有：（1）鼠标移至行前出现向右箭头单击选定该行；（2）鼠标移至行前出现向右箭头单击并拖动可选定多行；（3）鼠标移至一段中任意行前出现向右箭头双击或在段中任意位置三击即可选定该段；（4）鼠标移至文档中任意行前出现向右箭头三击即可选定全文。 （二）加密操作 如果编辑的是一个重要的文档或者个人隐私文档，我们可能通过“工具”→“选项”→“安全性”来设置“打开权限密码”和“修改权限密码”，这样就可以保证受保护的文档不被别人私自打开和修改，防止重要文档和个人隐私文档泄密。 （三）替换操作 对于普通的替换操作，一般的办公应用人员都能熟练掌握，如简单的文本替换、格式替换、样式替换、标点符号替换。除此之外，我们还应掌握其他的几种替换操作。 1、利用“替换”操作批量删除空格和文本：“编辑”?“替换”?输入查找内容为“空格”或“文本”，替换内容为空?单击“全部替换”或“替换”即完成操作。 2、利用“替换”操作批量删除多余空行：“编辑”?“替换”?展开“高级”选项?在查找内容框中插入两个“特殊字符”下的“段落标记”，替换内容框中插入一个“特殊字符”下的“段落标记”?单击“全部替换”即完成操作。 （四）格式刷的使用 格式刷的功能是将某一格式应用到其他文本。若在文本中有若干部位需要变为同一格式时，采用格式刷比通常用先选中要改变格式的文本，再选择字体和字号的方法要简便得多。格式刷的使用方法是： (1)选定要复制的格式的文本。 (2)单击或双击“格式刷”按钮，此时光标变为刷子形状。若单击“格式刷”，格式刷只能应用一次；双击“格式刷”，则格式刷可以连续使用多次。 (3)然后将光标移到要改变格式的文本处，按住鼠标左键选定要应用此格式的文本，即可完成格式复制。 若取消格式刷方式，可再次单击格式刷或进行其它的编辑工作。 （五）样式的使用 在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。 样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。 如果用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。例如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。 （六）制表位操作 在Word文档编辑中，经常要使文字在分隔后再对齐，平常很多人都使用空格，但这样往往没有办法对齐，而且键入空格来对齐需要的时间多，不能体现Word高质高效的文字处理能力。然而，使用制表位来实现文字分隔后再对齐就显得尤为方便。具体操作