档案信息化建设与应用探讨.docVIP

试论档案信息化建设与新应用 摘要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动不可或缺的重要资源。信息技术的高速发展和推广应用促使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。与此同时，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异给档案工作带来了新的研究课题─—即档案信息化建设与应用。档案信息化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。面对挑战，我们档案工作者应积极应对，不断学习科学知识，逐步掌握信息技术，努力为档案工作服务，为生产建设管理等工作服务。近年来，国家电网公司湖南省娄底电业局档案室在数字化建设方面进行了积极探索，取得了显著成效，数字化建设给档案管理带来了极大的方便，全面、快捷地为生产与管理服务。 一、档案信息化建设的需要 1．档案信息化建设是形势发展的需要 21世纪是信息化时代，国家电网公司将档案信息化建设摆在了突出位置，档案数字化、电子化成为企业管理的重要组成部分，其一，档案室是生产运行、生产管理、电力营销提供保管和利用档案信息的职能部门。它室藏有数万卷档案资料，数十万件文书档案、会计档案，尤其是科技档案更是档案资料的主体，所有门类档案是本企业最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大职工利用，不能不说是企业管理的一大缺失。所以，要充分发挥档案信息资源，首先要建设数字档案馆，实现档案信息化。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，纸质档案迅速被电子档案所代替，这就给给档案馆（室）提出了一个亟待解决的课题：电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，即档案馆（室）数字化。若档案馆的档案保管、利用与形势与发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，将会给企业造成一定的损失。 2．企业现代化管理的强烈需求 当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如国家电网公司高层领导对下属电力人才进行调研、为高层领导决策提供参考，要调阅下级单位的人事档案则十分不便，来来回回要好几天，他们迫切要求信息共享。又如一些文书档案，领导与生产人员在生产现场想了解上级文件精神，只有实现档案数字化后，才是最全、最新、最直接、最方便的解决办法，特别是湖南省电力公司对现行文件建立办公自动化后，各界人士查阅信息将更为方便，这都迫使档案馆（室）这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 二、档案数字化建设内容? 近年来，国家电网公司围绕档案数字化建设与应用做了大量工作，取得很好的成效。 1．推进档案数字化，提高档案标准化、规范化水平? 档案信息数字化建设与应用之前，档案管理的突出矛盾就是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。档案信息标准化、规范化内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要环节是档案整理要规范，档案管理具有一个统一的平台。近年来，国家电网公司湖南省电力公司在统一领导下，使用了统一的公司档案管理平台，建立健全、实施了公司档案标准。统一的标准建设，统一的浏览服务，使得公司层面档案专业化管理在全国电力系统中，能够很好地实现资源共享。 2．数字化建设着眼于提高系统的整体水平? 档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能在短时间内实现“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，在局部取得具有实践意义上的推广经验后，进而在整个系统进行全面推广。 3．有重点地抓好数据库建设? 目前，国家电网公司档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务