公司决议文件在银行信贷业务中的应用.doc

公司决议文件在银行信贷业务中的应用 我国《公司法》自2005年修订至今已有5年时间，新《公司法》所倡导的公司治理决策机制已在公司运作中得到遵从。也逐步成为银行开展信贷业务必须关注的事项。按照监管部门和总行的有关规定，目前我行在办理信贷业务过程中需要借款人和担保人出具符合其章程和《公司法》规定的同意借款或同意提供担保的董事会、股东会或股东大会决议（统称公司决议文件）。 《中国农业银行法律审查手册》（下称《手册》）关于借款主体审查章节中规定：“审查公司章程有无借款需经公司董事会或股东（大）会决议的规定，如需经公司董事会或股东（大）会决议同意的，还应注意董事会和股东（大）会会议召集程序和内容的合法性，避免决议因会议召集程序、表决方式，或内容违反法律、行政法规或者公司章程，而被认定无效或被股东请求人民法院撤销。公司章程对借款总额及单项借款数额有限额规定的，公司借款的数额不得超过规定的限额。”由于部分信贷人员对于公司决议文件的意义、形式、效力等缺乏充分认识，对《手册》的上述规定理解不到位，导致部分公司决议文件形式上或内容上不完全符合其章程和《公司法》规定，存在效力瑕疵，在内控检查中被发现问题较多。现就公司决议文件在银行信贷业务中应用的有关要求作出以下指引。 一、正确理解公司决议的性质、意义及效力 公司决议是由公司权力机构决策过程和结果的书面记载和证明，是公司决策者个人意志转化为公司法人人格意志的体现。公司决议虽然是公司治理的内部文件，主要对公司、公司的股东、董事、高级管理人员等发生法律效力，但在通过公司决议方式对公司对外重大民事活动作出决定的情况下，该类公司决议将会对某些民事活动的效力产生一定影响。银行作为经营信贷资产和管理信贷风险的专业性机构，应审慎地审查客户办理信贷业务的真实意思表示，防止出现公司员工未经授权假借公司名义向银行贷款，或者大股东侵害中小股东利益等非公司真实意思表示的情况。因此，法律法规对银行作为信贷法律关系的相对方，赋予了更多的对客户的审查和注意义务。如果银行尽职地审查了客户的公司决议文件，即使客户发生内部纠纷，银行也可以证明自身是善意的相对人，以法定代表行为或者构成表见代理进行抗辩；反之，如果银行未尽审查义务，不能证明自身是善意的相对人的，将有可能面临信贷法律关系、担保关系无效或者被撤销的风险。 二、准确选择公司决议类型 根据有关法律的规定，公司性质不同，公司决策机构的设置亦有所不同。普通的有限责任公司设股东会和/或董事会；股份有限公司设股东大会和董事会；国有独资公司、外商独资公司和中外合资公司仅设董事会；中外合作公司仅设董事会或联合管理委员会。公司决议类型根据决策机构的不同一般分为董事会决议、股东会决议和股东大会决议三种。股东（大）会决议的效力高于董事会决议。与信贷业务相关的公司决议究竟选取那种类型，必须视具体情况同时结合其公司章程、《公司法》及其他法律法规（如涉及上市公司担保的，还必须同时结合证监会的有关规定）来确定。对于公司章程中关于各个权力机构的职责、决议事项、授权范围、限额要求、禁止行为等条款务必高度关注。如果在公司章程中无法找到公司决议类型的选择依据，根据《公司法》等相关法律法规也无法判断时，可按照能够体现公司集体决策和真实意思表示的原则来确定所采取的决议类型。 三、确保公司决议内容符合银行信贷业务要求 公司决议的内容既是决议过程和结果的记载，同时也体现了公司权力机构的授权内容，其重要性不言而喻。由于公司决议是针对与银行办理信贷业务的需要而作出的，因此公司决议内容与信贷业务审批内容、信贷合同内容不能存在矛盾。由于公司决议是公司的内部行为，银行不宜越俎代庖地限定公司决议的内容，但可以根据实际情况提出建议和要求。一般来说，公司决议应当以清晰表述向某机构申请多少金额借款或为某借款人多少银行债务提供担保等基本意愿和内容为基础。为避免在信贷审查、审批及合同签署过程中发生变化而出现技术性越权的情况，公司决议的内容不宜规定得太细。如出现信贷审批内容或信贷合同内容超出了公司决议的范围并可能对公司权益构成不利影响时，应当重新出具公司决议。 四、严格审查公司决议的形式要件 在关注公司决议内容的同时，公司决议的程序、依据等形式是否符合要求也不能忽视，形式要件的欠缺或瑕疵往往直接关系到公司决议的效力。实际业务中应当注意以下几个方面：一是要以公司在工商部门登记备案的最新公布的公司章程作为审查依据；二是决议的题目应当规范，避免采用会议纪要、会议记录、授权书等作为题目；三是要仔细核对公司决议上的董事或股东的人数、名称、签字式样等是否与公司章程和公司提供的其他资料一致；四是会议的召集程序、表决方式、决议通过条件等应符合公司章程和《公司法》的规定；五是关注投票人缺席、反对、弃权等情况是否会对决议效力产生不利影响。 五、更多关注担保人的公