会议纪要和备忘录撰写方法.docVIP

　　在公共关系日常工作中，经常要召开各种会议，或举行各种会谈。按公共关系操作的规范化要求，这些会议或会谈最后都应形成某种文字，或供对外发布，或供存档备忘。尤其对于讨论内容中有需要有关各方进一步执行和落实事宜的会议或会谈，纪要或备忘录就显得更为重要。它将成为有关人员执行和落实的基本凭据。所以，切实掌握会议纪要和备忘录的撰写方法，亦是公共关系从业人员应当具备的基本技能之一。 　　先谈谈会议纪要的撰写。　　会议纪要是一种可供对外发布的比较正式的文案。凡属较为重要、正规的会议，一般都必须形成会议纪要。　　正因为会议纪要经常用来对外发布，所以，无论其格式还是文字，均有着比较严格的规范化要求，需要撰写者认真对待。　　在撰写会议纪要之前，撰写者应该做好有关准备工作，包括：　　1、把握会议内容。　　与公共关系工作有关并需要撰写纪要的会议，一般有三种类型，即大会、座谈(讨论)会和工作会议(对于公共关系专业机构来说，需要撰写纪要的有时还包括董事会会议、办公会议和业务会议，其性质类似于工作会议)。一般说来，大会、工作会议和部分座谈(讨论)会，事先往往已确定了较为明确的会议主题或议题;也有部分座谈会，虽然事先没有明确的主题或议题，但也设定了大致讨论方向和范围。对于会议纪要的撰写者来说，在会议未进行之前，就应该认真了解这一会议的内容，如会议是在什么背景下召开的，会议的主题或议题是什么，会议将着重讨论和解决什么问题，会议主办者、与会者在什么问题上能达成共识，等等。有些公共关系从业人员，实际上也参加了某些会议的筹备工作，但一头扑在事务堆里，对会议的内容缺乏宏观的把握，结果，到了事后撰写会议纪要时，往往就会感到没有方向了。　　2、做好会议记录。　　凡举行会议，一般总有人专门负责记录。通常情况下，这一工作并不需要会议纪要的撰写者来承担。但因此而认为会议纪要撰写者可以不关心会议记录之事，恐未必妥当。有经验者皆知，会议记录往往难以记得全面，难免顾此失彼，缺省不少内容。尤其在会议讨论的问题较为专门的情况下，由于记录员知识水平的限制，有时甚至会记错有关内容和术语，事后阅读起来会令人不知所云。如果以此为原始材料来撰写会议纪要，就很容易发生偏差。因此，作为会议纪要撰写者，在这一期间的工作，一是督导记录员的记录，二是自己认真倾听会议发言，并择要作些记录。即便在现在许多会议采用录音记录方法的情况下，这样做也是必须的。这有助于撰写者对会议内容的概括和提炼。　　3、整理会议记录。　　这里所说的整理会议记录，不是指把会议发言的原始记录按原有顺序在文字上梳理一遍以求完整，而是指在此基础上，根据会议所实际讨论的问题作一逻辑分类，并以此为依据，对所记录的内容进行归纳和整理。这也许是会议纪要撰写前最为艰苦的一项工作。因为，除了某些报告会(这一般无须撰写纪要)，举凡有讨论内容的会议，许多发言者往往想到哪里就讲到哪里，一次发言有时涉及多个话题，其内容不一定具有很严密的逻辑顺序;而众多发言的前后衔接，则更谈不上有明显的逻辑关系。在撰写会议纪要前，就需要撰写者完全打破时间(发言)顺序，按照会议议题展开的逻辑顺序，将这些发言内容分门别类地加以概括。比如，某代表发言涉及了三个方面问题，整理时就应该把他的发言内容分别列入三个议题之下。然后，看看每个议题下有多少人发表了意见，再将这些意见按其逻辑递进关系进行整理。从某种意义上说，这一工作做好了，会议纪要的撰写已成功了一半。 　　这时，就可以开始撰写会议纪要了。　　在会议纪要的撰写过程中，应注意把握以下几点：　　1.标题　　会议纪要的标题，一般有两种格式。比较简单的一种，是用直接表述的方式拟定，即在会议名称(注意：必须是全称)之后加上“纪要”两字即可。诸如“第X届中国最佳公共关系案例大赛评审会议纪要”、“X X市2000公关工作会议纪要”，就是这样一种拟题方法。这种方法，一般适用于那些涉及内容较多、难以用一句话概括全部议题的会议的纪要撰写。　　另一种格式，则是采用间接表述的方式，即先拟一句能概括会议主题的文字作为正标题，然后把“X X X X会议纪要”作为副标题排列其下。如“团结协作，共同开创X X市公共关系工作的新局面——X X市1996年第二次公关座谈会纪要”。采用这种方法，就需要撰写者认真提炼会议主题，把握会议主导方向，并凝炼成高度概括而又具有一定气势、令人醒目的文句，以此构成会议纪要的正标题。这里，这一正标题实际就是一种引导，起着提示正文内容的重要作用。所以，拟题时必须注意其与正文内容的呼应和联系，切忌为拟题而拟题，以致于拟出的标题看上去倒是挺亮丽，就是和正文所表现的内容不太相符。如上例，既拟了这样一个正标题，则会议所讨论的议题理当是公关组织之间、公关人员之间的团结和协作问题，会议纪要的重点也在于此。如果