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传真、书信来往和签订合同制度
传真
接传真后了解其内容，向领导汇导，请求处理的具体方式；
回复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现错漏。
回复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预订部订房后存档。
2、书信
（1）接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报；
（2）复信写好后，要认真检查交领导审阅，上级领导认可后盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。
3、合同
（1）制订合同前，先要了解该年度的团体房价、餐价，司防房价、餐价及散客价、回扣率；
（2）做好合同后，先呈领导批阅，批复后送打字室打印。
（3）合同取回后，要认真审核，确保准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署；签好后复印一份存档，把签好的合同寄发（或让对方旅行社到酒店签署）；
（4）收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，交预订部门一份，财务部门两份。
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