文书的整理与归档.pdf.pdfVIP

第六章　 文书的整理与归档 内容框架 学习目标 文书整理与归档的本质是： 便于保管和查找利用。 一个机关可能形成许多文件，为了便于日后查找和利用，为档案工作奠定基础，必须对文书 进行系统的整理并进行归档。 文书整理与归档是文书工作的最后一个环节。 主要是指对办毕文 件的整理，包括办毕文件的初步整理、系统整理和归档三道主要程序。 158 第六章　 文书的整理与归档 第一节　 文书整理归档及其意义 一、 文书整理归档的含义 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料， 按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序 化的过程。 这个定义，主要说明了以下几个问题： （一） 归整的文书，必须是办理完毕的 所谓“办理完毕” ，并不是说文书内容所涉及的事情已经全部办完，而是指文书处理程序上已 经办理完毕。 其界定要根据不同的具体情况。 在确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以 下几点： 第一，领导指导性的文书是从普遍意义上阐明问题的，不要求某一方面的机关马上回答，如 规定性文件以及重要决议、年度计划、长期规划等，从发文机关来说在文件发出前就可以将定稿 和正本随即归整；如果是收文的机关，则经有关领导人阅知、下达或采取了措施之后，才算告一段 落，然后再把文件归整。 第二，不必办复的收文，经机关有关负责人阅批或传阅后，即可归整。 第三，询问答复性文书，一来一往了事的，也可随时归整。 如请示与批复，问函与复函等，有 的在发文机关发出或对方机关单位收到后就算办完，可以归整。 第四，重大问题，可能要处理较长一段时间方能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要 其中某项具体问题已解决，有关具体文件在处理程序上就算处理完毕，因此可以归整。 总之，没有处理完毕的文书不能归整。 （二） 归整的文书，必须具有一定的查考利用价值 文书整理不能“有文必档” ，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。 （三） 归整文书材料的介质 归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。 （四） 归整文书的分类整理 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。 也就是说，应把有密切联系 的文件材料以“件”为单位进行装订、分类整理，以便于查找利用，否则，杂乱无章，等于没有整理。 归档文件的整理单位是件。 以“件”为单位是指内容大致相同的一份文件或一组文件。 “ 件” 的界定有四种情况：一是以“ 自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；二是文件正本与定稿（定 稿过厚的，也可单独为一件） ，正文与附件（附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）原 件与复制件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册（本）等可按其本来的装订方式，一 册（本）为一件；四是来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等）合为一件。 另外，文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件同为一件。 “ 自然件”是基本件，而后三种情况实质是“ 自然件”在外延上的适度延伸，是具有自然、内在、 第一节　 文书整理归档及其意义 159 有机联系的“组件” 。 “件”是文书制发、传递、处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。 （五） 归整文书的保管 归整的文书，应进行装盒（即档案盒） ，以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案部 门进行移交，即归档。 二、 文书整理归档的意义 枟国家行政机关公文处理办法枠规定：公文办理完毕后，应当根据枟中华人民共和国档案法枠和 其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便 于保管和利用。 这就说明了文书整理的法律依据和意义。 各机关在工作中形成的文书材料很多