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版次：01 修改码：00 xx公司 质量管理程序文件 编号： 批准： 年 月 页码：1/2 文件控制程序 方针/方针的引用 严格管理，确保有效，防止误用 目的和范围 为确保质量管理体系要求的文件受到有效控制，以使其适用、有效而不致被误用 适用范围 本程序适用于与质量管理体系有关的文件，包括：质量管理体系文件、技术文件和资料，以及外来文件（各类标准、软件、产品样本等） 职责 4.1质量体系文件由质检部负责管理 4.2技术文件和资料由技术部负责管理 4.3行政部负责归档文件的管理 措施和方法 5.1文件审批 在文件发布前，应由业务负责人审查其适用性，并由经授权的主要负责人批准 5.2文件评审 应对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性，凡跨部门的文件由文件管理的负责部门，在所涉及范围内组织评审。必要时，应根据评审意见对文件加以修改。对修改后的文件，应重新批准 5.3有效版本 为了有效地控制文件版本的统一性，应： 文件管理负责部门应建立各类有效版本控制清单，将各类文件目录存于微机中，并按“文件更改通知单”及时填入最新的修订内容，以便识别文件的现行修订状态 确保使用场所得到有效版本文件。为此，应按文件发放的相关规定使所有应该得到文件的部门或单位，都能得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收 将失效或作废的文件及时清出现场，确保不被误用 对任何需要保留的失效或作废文件（包括存档的文件），应做出明确的“参考”标识，以免误用 5.4文件更改 文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和管理的严肃性。对文件的审批，一般应由原审批人员审批，若因机构变动或者人员调动原审批人员不适合审批时，可以由相应职务的人员进行审批，但应获得必要的审批背景材料。如发生重大修改，则应进行文件评审，评估这种变化对全局的影响，文件评审按4.2的规定进行 技术文件的修改按相关文件规定进行 5.5文件标识 凡是非受控文件一律加以“非受控”标识，无标识者即为受控文件 临时文件应加“临时”标识，以便及时处理 如对文件仅进行编辑性修改，可增加“编辑性修改”标记，对这类文件的批准可降低一个层次级别 原外来文件应标明“外来”字样 版次：01 修改码：00 xx公司 编号： 页码：2/2 文件控制程序 5.6对文件的要求 确保文件保持清晰。对多次修改不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件，保持清晰。如文件已模糊不清，应按规定及时调换 易于识别和检索。文件编号应保持保证唯一性，并标注在显著位置。档案管理应按文件分类号、流水号储存文件，以便于检索 引用文件 无 记录 文件批准记录 文件更改记录 文件发放和回收记录 以上形成文件和记录分别存于文件管理的责任部门，保存期除另有规定者外，一般为3年 修改记录 年 月 年 月 修改码 修改通知单号 拟稿 批准 无忧商务网 共享和传播管理资源，引导管理人实现卓越管理 无忧商务网 共享和传播管理资源，引导管理人实现卓越管理 无忧商务网 共享和传播管理资源，引导管理人实现卓越管理 无忧商务网 共享和传播管理资源，引导管理人实现卓越管理