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减少烟叶盘点汇总时间 新起点QC小组 一 课题简介 货位管理是现代物流管理的基础，我们目前烟叶货位管理的现状为：烟叶库房保管员将库存所有烟叶货位，绘制成一张平面图即《库房盘点货位表》，标明烟叶货位。库房收到烟叶时，保管员先按相关规定对入库烟叶进行质量、外观、等级、数量等的检查，然后在《库房盘点货位表》上查询该等级烟叶货位，尽量将相同等级烟叶堆放在一起。发出烟叶时，保管员在《库房盘点货位表》上查询烟叶货位，检查烟叶后指导叉车工等装卸烟叶。盘点时，保管员根据《库房盘点货位表》到库房实地盘点，相关监盘人员在表上签名确认。统计员将签名确认的《库房盘点货位表》审核、汇总后出具《烟叶盘点汇总表 》 相关部门，我们本次活动的目的是减少烟叶盘点汇总时间。 二 小组概况 三 选题理由 1、《库房盘点货位表》不实用，不便于快速、准确查找烟叶货位。 2、盘点后审核、汇总工作量太大，统计组要16个工作日才能审核汇总完毕，工作效率低，同时非常辛苦。 四 活动计划 五现状调查 1、老式《库房盘点货位表》格式与平面图相似，比较直观，但对于保管员查找烟叶货位非常麻烦，有时寻找一个等级的烟叶要找遍所有的《库房盘点货位表》，需要花费1-3分钟时间。 2、我们审核《库房盘点货位表》与《库房盘点汇总表》的工作是，将《库房盘点货位表》上每一等级的烟叶数据手工汇总后，与《库房盘点汇总表》上对应的烟叶等级核对，有时一个等级的烟叶有10-20个货位，均要手工一笔一笔的汇总件数、公斤数，需要3-5分钟时间，再加上老式《库房盘点货位表》查找数据很困难，所以重复频繁的手工计算常可能导致数据汇总出错，如果两者不一致，还要从头再来一遍，所需时间还会大大增加。老式《 库房盘点货位表》详见附表1 3、每年年终盘点，手工汇总全科的《库房盘点汇总表》生成《烟叶盘点汇总表》，统计组要16个工作日才能将以上的审核、汇总工作完成 六 目标设定 2、目标可行性分析 七 原因分析 1、本小组全体人员使用头脑风暴法，查找出以下几种原因： 2、要因确认 要因论证一 要因论证二 要因论证三 要因论证四 要因论证五 要因论证六 要因论证七 要因论证八 给论 经过要因论证分析，我们得出以下这几个主要原因： 1）保管员业务技能不高 2）《库房盘点货位表》格式设计不实用 3）《库房盘点货位表》《库房盘点汇总表表》上交程序不够优化 4）审核、汇总方法不科学 八 制定对策 九 对策实施 1、小组针对保管员业务技能不高的现状进行了调查，结果发现共有11人不能快速、正确地应用电子表格。对此我们小组采取针对性地他们进行相关业务技能培训，培训合格率达100 %。 图 2、对《库房盘点货位表》格式进行全面的改进，将烟叶所有属性如年限、产地、品种、等级等全部排列在一起，还有库房名称、楼（洞）号、楼层、货位也一并排列在一起，最后才是件数、公斤数、担数，如图附表2所示。 第一次改进《烟叶库房盘点货位表》 2009年6月 经过这样改进，保管员要查询某一个等级的烟叶，只要在该电子表格中通过自动筛选方法，选中该年限产地等级的烟叶，该烟本楼层的所有货位全都显示出来。我科统计员将以上表格在保管员中试行，有的保管员电脑水平较差，我们就针对性的进行培训，并统计员就制好表格手把手的教。试行两、三个月后，普遍反映该表比以前的老表确实要好用，查找速度提高了，但还是有点不方便，点开一张表后，只能看到一个楼层，不能显示本库房所有烟叶。于是我们几个统计员进行讨论对策，最后决定将一个库房所有楼层复制粘贴在一张表上，如下图附表2 第二次改进《烟叶库房盘点货位表》 2009年9月 经过这样改进，保管员要查询某一个等级的烟叶，只要在该电子表格中通过自动筛选方法，选中该年限产地等级的烟叶，该等级烟叶本库房所有货位全都显示出来，如果库存30-40万担烟叶的库房，通过这种方法查找烟叶等级，同样只需要10秒钟。 而在老的货位表中可能1-3分钟都才能查找到，工作效率得到很大的提高，准确率达到100%，同时节约了纸张，库房货位管理也得到提高。 图 2、优化表格传递程序 现在我们对表格上交程序进行优化，保管员只上交《库房盘点货位表》《库房盘点汇总表》的电子文档，统计员打印出纸质的《库房盘点货位表》《库房盘点汇总表》，由统计员、保管员双方签名确认后，各留一份，确保盘点纸质表格与电子表格一致。 活动前业务流程 活动后的业务流程 3、改进审核、汇总方法 图 十 效果检查及评价 对策一目标检查：我们对11名保管员进行培训，合格率100%达到目标 对策二目标检查：我们将《库房盘点货位表》中年限产地等原来是一项的，细分成年限、品种、大产地、小产地、等级5项，为后面查找数据、审核汇总提供基础，达到目标。 对策三目标检查：优化程