事务管理手册文书管理篇.docVIP

事務管理手冊－文書處理篇 中華民國74年12月24日行政院臺74文字第23076號函修正附件13 中華民國78年9月27日行政院臺78秘字第25146號函修正三十四之(六) 中華民國78年12月1日行政院臺78秘字第30177號函修正二十三之(二)之１ 79年11月2日行政院臺79秘字第31735號函修正附件13、14 中華民國82年8月6日行政院臺82秘字第2831號函修正八十四暨附件2、3、4、7、8、10 、11、12、15、16、17、18、20、21、22 中華民國87年3月26日行政院臺87秘字第12598號函修正文書處理部分 中華民國89年8月16日行政院臺89秘字第24413號函修正文書處理部分 中華民國90年2月13日行政院臺90秘字第008871號函修正八十一 中華民國93年1月8日行政院院臺秘字第0930080052-C號函修正文書處理部分 中華民國93年6月29日行政院院臺秘字第0930086517號函修正文書處理部分 中華民國93年12月1日行政院院臺秘字第0930091795號函修正文書處理部分 壹、總述 一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、文書製作應採由左至右之橫行格式。 三、特種文書，如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： (一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 (三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 (四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 (五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。 五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」等安全規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理。 八、各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。 為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。 九、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本（件）及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。 十、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表（格式如附件1），經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 十一、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分3層為原則，不得少於2層或超過4層。分層負責明細表之規定，應根據實際情況檢討修正。 十二、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第2層或第3層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第2層或第3層逕行決定，並得以該單位名義行文。 十三、依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。 十四、第2層、第3層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 貳、公文製作 十五、公文程式之類別說明如下： (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種： １、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 ２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 ３、咨：總統