质量管理体系文件--物业管理有限公司程序文件质量体系文件.docVIP

深圳市中航物业管理有限公司 程序文件 编号：CPM-OP-001 版号：2000-A 生效日期： 质量体系文件控制 批准： 审核： 拟制： 目的 对物业管理委托方的要求及公司提供服务的能力进行综合评审，保证合同签订过程中各部门各负其责，为合同顺利执行创造条件。 适用范围 适用于公司新承接物业项目及合同期满物业项目委托管理合同的签订。 相关标准要素 GB/T19002-ISO9002 4.3 职责 公司总经理负责与委托方保持联系，审查项目有关资料（或意向书），建立以经营部为主的投标小组，并任命组长，批准与委托方签订合同。 投标小组负责项目资料的整理。 机电工程部负责对设备运行、维修管理条款进行审查。 财务部负责对管理收支预算情况进行审查。 消防治安部负责对消防安全、治安、车辆管理条例进行审查。 物业管理部负责对清洁卫生、绿化、建筑物管理等条款的审查。 总经理负责组织物业管理方案和物业管理委托合同书的评审。 经理部负责合同及有关资料的搜集整理。 实施程序 《委托物业管理合同》的起草 当公司准备参与新的物业管理项目，实施投标以及延长原有物业的管理期之前，由公司总经理负责组织有关人员对标书或项目进行评审，明确公司是否参与投标或延长管理期。在公司明确参与投标或延长管理期后，由公司总经理负责组建以经营部为主的新项目投标小组或续签项目工作组，并任命组长。 投标小组与物业管理委托方保持密切联系，索取该物业尽量全面的资料，掌握委托方的基本要求，向委托方递交物业管理投标申请书。 投标小组在完成资料分析，实地考察，并获允许参与投标后，制定《物业管理方案》和《物业管理合同书》草本。 由以经营部为主的投标小组负责搜集有关部门对《物业管理方案》和《物业管理合同书》草本的意见，并根据实际情况进行修改。 合同的磋商 投标小组与委托方联系约定时间进行磋商，并制定磋商计划。 合同的磋商由投标小组组织，必要时可派物业管理部、机电工程部、财务部及法律顾问参加。 合同的磋商应形成备忘录，记录讨论的情况和修改的意见。 根据委托方的意见，由总经理组织公司有关部门和人员进行讨论，并决定是否继续磋商并提出修改意见。 由总经理决定继续磋商的，由投标小组联系，直到达成一致意见，经总经理批准形成合同文本。 当签订好的委托物业管理合同需要修改时，经委托方与管理方协商一致后方可对原合同进行修改。修改内容应形成合同修改备忘录，由经营部与合同一起保存。 修改方式可分为两种情况。第一种情况是将修改内容作为合同附件，经双方签定盖章后同原合同一起使用；另一种情况是重新签订新的合同，同时将原合同作废。 合同的签订与公证 合同文本达成一致意见后，由经营部联系双方举行签署仪式，合同由总经理与委托方签署并加盖公章。 合同双方认为有必要公证的由经营部办理有关手续。 合同签署后正本及副件由经营部保管，副本给财务部、物业管理部及其它有关部门保管，具体参见《质量记录控制程序》。 对未中标的项目，不进行合同评审，其全套投标资料由经理部负责保存。 记录 正式合同 物业管理方案 合同磋商备忘录 评审记录（见质量手册4.3合同评审） 合同修改备忘录 目的 本程序明确了本公司与业主（客户）签定物业管理合同的工作流程，以保证合同的需求已明确并为双方所接受，公司具有满足合同需求的能力。 适用范围 本程序适用于经营部、财务部和住宅管理处关于物业管理合同的签订。 相关标准要素 GB/T19002-ISO9002 4.3 相关文件 《深圳经济特区住宅区物业管理条例》 《业主公约》 《深圳市物价局关于收取物业管理费标准》 《深圳市物业管理有关法规》 《物业管理费用的收取》 《大厦入伙的管理》 职责 经营部负责物业管理合同的签订 物业管理处负责办理房产交接、验收、服务跟踪手续 财务部负责物业管理各项费用的收取 实施程序 根据相关文件和物业管理方案的具体要求，由经营部起草物业管理合同方案，其中包括双方责权、收费标准、违约责任等内容。 物业管理合同方案经经理办公会讨论评审后，确定正式物业管理合同，并作书面评审记录。 经营部根据市场情况、成本预测及有关规定确定物业管理费收费标准。 经营部同业主（客户）正式签定住宅物业管理合同。 财务部负责办理业主（客户）缴费手续。 物业管理处负责与业主（客户）进行房产交接并办理相关手续。 当合同发生修改时，由经营部将修改方案交经理办公会讨论评审，形成合同修改方案，并作好书面评审记录。 对于已成立了业主管委会的和未成立业主管委会的将按以下程序运作。 对于已成立了业主管委会的，由经营部将已形成的合同修改方案报业主管委