5、材料采购和成本控制程序.docVIP

雅居乐地产控股有限公司 AGILE PROPERTY HOLDINGS LTD. 文件编号 AH/C-CL-03 版本 /更改 A/4 材料采购和成本控制程序 本页 /总页 1/10 1、目的 规范采购操作流程，提高采购工作效率，有效降低采购成本。 2、适用范围 本程序适用于所有从事材料采购的业务人员，只要涉及材料采购业务活动的，便视为材料采购业务人员。 3、具体流程 3.1材料申购操作程序 3.1.1申购部门根据工程进度和实际需求填写物品申购单或工程材料计划单，要求清晰填写申购单位、申购人、申购日期、希望完成日期、预计需金额、物品名称、规格、请购数量、预计单价、金额、使用位置等。物品申购单必须先经由仓库复核并提交采购部门制定产品采购分析表后，再由申购部门结合产品采购分析表按08年集团行政中心颁布的雅集[2008]1号通知有关财务审批权限规定上呈审批。 3.1.2采购部门接收各部门的物品申购单或工程材料计划单执行采购任务时，应初审申购单据和报价单据是否审批完善。一般情况下，接到手续不齐全的物品申购单应直接退回给申购部门，待审批手续完善后方可操作。对于特殊需急用的申购材料，必须取得项目或区域负责人同意，超出审批权限还得经由主管董事批示才可执行采购，且事后必须及时补齐相关审批手续。 3.2材料定板操作程序 采购责任人接收申购部门提交的物品申购单或工程材料计划单，首先了解该批材料是否需要定板，并联系相关部门按定板操作程序组织材料定板工作。 3.2.1标准装修交楼材料定板操作程序 在各项目确定新一期销售计划前，装修部在提供装修材料资料和方案要求的同时，确定装修设计风格和材料定板方案，材料部根据合约预算部提供的装修预算价格范围提供相应材料及报价给装修部选用，经区域/项目相关部门和集团室内设计部进行定板，由材料部对已定板材料价格确认后进行存档并执行采购工作。 3.2.2建筑立面材料（墙砖、瓦）定板操作程序 在各项目确定新组团开发时，规划设计部提供建筑立面产品型号，对于需重新定板材料还应尽早提供材料色板或色卡并确定材质要求，材料部根据规划设计部提供材料色板和材质要求以及合约预算部提供预算价格范围联系相关供应商调色试板，经规划设计部相关负责人签名确认，由材料部对已定板材料确认价格后进行存档并执行采购工作。 3.2.3甲供外环境材料定板操作程序 在各项目确定新组团开发时，景观设计部提供新组团甲供外环境材料的品种规格，采购部门根据合约预算部提供外环境材料的预算价格范围提供相应材料给景观设计部选用，经景观设计部相关负责人签名确认，由采购部门对已定板材料确定价格后进行存档并执行采购工作。 3.2.4甲指乙供材料采购操作程序 在各项目开发前期，根据项目工程材料要求，对于甲方指定品牌由乙方采购的材料，先由材料部组织相关需求材料提交工程管理部作技术评定，待确认标准后由材料部组织报价并签订合作协议，合约预算部根据确认报价或协议内容核算工程造价，通知施工单位执行具体采购工作并对选用材料质量进行反馈监督。 3.3材料库存查核操作程序 采购责任人在跟进各部门申购单或工程材料计划单时，必须对申购材料库存情况进行查核以合理利用库存资源，避免因材料库存而导致资金积压。 3.3.1对于尚有库存的申购材料，不能直接将申购单或计划单填写数量作为订货数量，需分析库存材料是否属于闲置库存，如属于闲置库存应与申购部门沟通适当作订货数量扣减处理，如不属于闲置库存则考虑进行数量优化处理。 3.3.2对于没有库存的申购材料，如属于常用产品且有固定供应商签订长期购销协议，应按申购部门要求的回货时间填写订货单进行订货，如申购材料没有固定供应商且没有长期供货协议，采购员应以产品采购分析表的形式进行报价工作。 3.4产品采购分析表报价操作程序 3.4.1采购责任人就申购材料的产品名称、规格、数量、交货周期等订购内容以电话、传真或电邮方式通知相关供应商进行报价，对于某些特定或复杂的申购材料还要求附上相应的规格说明书或图示或样品等，以便供应商按特定要求作清晰报价。 3.4.2采购责任人收集整理好供应商提供的有效报价后，应当遵循价廉物美和择优选购的原则编制产品采购分析表。制作产品采购分析表必须具体清晰注明分析表相关内容，含申购部门、申购单号、制表日期、产品名称、规格、数量、供应商名称、联系人、联系电话、单价、金额、总额、历史参考价格、送货方式、结算方式、交货周期、报价有效期以及最终择选供应商分析说明等。 3.4.3产品采购分析表应后附已审批完善的物品申购单或工程材料计划表以及供应商提供的原始报价单，在经由采购部门负责人审批后作为呈批申购单的附件。为进一步提高采购时效性，对于同一区域或项目已有审批完善产品采购分析表的同类多次申购物品，如申购数