人事档案信息管理设计思路5.docVIP

人事档案管理信息化设计思路 五个功能模块：档案信息管理、档案材料归档、查借阅管理、档案转递、查询统计 （档案管理流程图 略） 一.档案信息管理 8个子菜单：基本信息查看、档案信息导入、基本信息修改、档案目录、档案信息打印、积存档案查看、转出档案查看、档柜号维护。 （一）基本信息查看 人事档案所需字段属性：档柜号、档号、（原档号）、姓名、性别、单位、岗位名称、职务级别、籍贯、主副档、员工档案类型、档案整理情况、档案状态、备注。其中下划线字段内容不需整理，由eHR系统在人员主表自动获取。 档柜号：即人事档案具体存放的橱柜号。考虑到灵活性，档柜号由各管档单位根据自己的习惯进行维护，独立编号。 档号：即工号。档号，是人事档案的唯一标识在职员工档案的档号即工号。代管的档案无工号的，自拟档号，以字母d作为首字符+xxx 。长期保管档案也自拟档号，以字母b作为首字符+xxxx 。 原档号：考虑到原档案编号的习惯性用法，暂时保留原档号，以适应用工号做为档案档号的转变，逐渐使该字段消失。 主副档：分为两类，主档/副档。 员工档案类型：分为在岗、不在岗、兼管、代管、积存五种类型。兼管是指人事关系不在重汽集团公司的各二级公司的领导班子成员的档案。代管指重汽控股的公司员工中原为重汽职工的人事档案由集团公司代管；积存指因死亡、辞职等因素造成的离职员工的人事档案无法转移或无处可转而被长期或短期积压、存储在集团公司的那部分人事档案。各二级三级管档单位无兼管、代管两种档案类型，故二三级版本只呈现在岗/不在岗/积存三个类型。 档案整理情况：完整/不完整/待整理。其作用是区分哪些档案需要全面进行整理。 档案状态：正常、借出、商调、转出。借出是指非管档部门借阅档案的状态，与借阅流程相匹配；商调是指因工作需要而发生的商调行为，暂时办理档案转递，匹配流程？匹配档案转递中的转递原因（内部工作调动、离开集团、商调）；转出是指档案转移，本管档单位不再管理这些档案，与档案转递流程相匹配，匹配档案转递中的转递原因。 备注：填写档案备注信息。 1.准备档案主表 （二）档案信息导入。新增单件或批量档案信息功能模块。由集团公司负责，二级三级版本无此菜单。 导入的格式即档案整理的标准见 2.小周曾发给过我 （三）基本信息修改。集团档案员可以对所有档案的档案主信息进行修改。因代管和兼管档案的人员基本信息不能自动获取，故因调配（或其它原因）引起的档案转递，属代管或兼管的的要允许更改所有信息，并在保存时提示“是否代管、兼管基本信息完整”。各级档案员只具有本级修改权限。 菜单--档案类型变更，以实现类别之间的转换。 档案类型的变更：代管、兼管 1变代管、变兼管：管档权限分配(应转出(业务办理为档案类型变更（代管）(档案信息修改页面信息(保存（提示是否基本信息完整）进行修改保存。 2初始代管、兼管：档案信息录入(批量导入或单个录入(填写档案信息(保存（若档案类型选择为兼管）(提示（是否基本信息完整），并进行修改，保存。 3代管、兼管档案转成在岗：管档权限分配(应转入(业务办理为档案类型变更(档案信息修改页面(保存（提示信息）进行修改保存。 4代管、兼管互转：管档权限分配(应转出(业务办理为档案类型变更(档案信息修改页面(保存（提示是否基本信息完整）进行修改保存。（非调配发生，删除） 2010年4月26日星期一 15：06 （三）档案目录。呈现每位员工的档案内容情况。 将档案目录做成excel文档，能通过系统查看档案内容。能灵活导出档案内容。 档案目录信息有：类号、材料名称、材料制成时间、份数、页数、备注。2.准备档案目录空表格 档案目录类与类之间无空行，节约资源，档案目录类及名称的呈现方式。 （四）打印档案标签。在档案列表中勾选，打印所勾选的档案标签。内容为字段属性档号、姓名、籍贯。规格见样表。一页10个标签。3.准备标签打印表格 （五）积存档案查看。 可查看积存档案的信息。4.准备积存档案的电子名册 （六）转出档案查看。 转出档案即转出集团公司的档案，即档案类别为商调转出的档案信息。 （七）档案权限机构树 档案权限机构，即管档权限部门。类似于组织机构树、权限机构树。经过分析，档案权限机构可在人事权限机构基础上生成，加上是否管档机构。5.整理管档权限机构 二.档案材料归档 四个子菜单：材料送交、材料收集、材料归档、收集归档查询统计。 （一）材料送交 功能：适用于所有人事权限机构，使不具有管档权限的人事机构能对送交的归档材料进行查询管理。主要是档案材料送交的一个登记。 所需信息：材料对象档号（工号）、材料送交单位、送交人、材料名称、送交时间、档号、材料所属人、材料鉴别、接收档案权限机构。 材料对象档号，由送交人输入，系统自动判断是否存在此档案，若否则提示此不存在，即保证只将材料送交至具有相应管