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成都理工大学出版档案管理办法 为了提高我校出版档案的质量和管理水平，充分发挥出版档案在学校各项工 作中的作用，根据 《高等学校档案工作规范》及上级有关文件要求，结合我校情 况，特制定本办法。 第一章 基本原则 第一条 出版物档案是我校在编辑出版校刊、书籍、学报及其他内部刊物、 音像制品的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材 料。 第二条 出版档案是编辑出版活动的真实记录，是重要的信息资源，是学校 的宝贵财富，必须实行集中统一管理。以确保其完整、准确、系统和安全，便于 开发利用。 第三条 出版档案工作是学校出版管理工作的重要组成部分，是编辑出版工 作的重要环节。出版档案工作必须纳入出版单位的管理规章制度中。 第四条 学校出版社、编辑部，有刊物的各系、所等，要有一位负责人分管 出版档案工作。并确定兼职档案人员，协同校档案馆认真做好出版档案的收集、 整理、立卷、归档工作。 第二章 出版档案的归档范围和流程 第五条 上级单位和本单位有关出版工作的各种文件、编辑出版合同、协议 书、出版物样品以及对学校、出版单位具有长远参考和凭证作用的各种材料均属 归档范围、具体归档范围见附件。 第六条 兼职档案员应将本单位各部门每年在编辑出版活动中形成的各种 文件材料加以收集、整理、组卷，在第二年的六月底前向档案馆移交 出版物样 品出版一批移交一批），并做好移交手续。 第三章 归档要求 第七条 凡是要归档的各种材料，在组卷前，按自然形成的规律和有机联系， 分门别类组卷。 第八条 去掉卷内钉书之类的金属物，编好页码，填写好卷内目录，备考表， 对归档材料的破损之处和字迹 清楚的地方要进行修复。 第九条 归档材料 得用铅笔、圆珠笔书写，凡是用了这类字迹 牢固的书 写工具书写，都视 合格，都必须予以改正和弥补。 第四章 出版档案的管理和开发利用 第十条 档案馆对归档的出版物档案要按照《高等学校档案工作规范》的要 求进行分类编号、编目、排架保管。需要重新确定保管期限、降密、解密鉴定销 毁档案的应会同有关部门研究，并经保密委及有关领导和有关单位批准方可执行 第十一条 借、查阅出版物档案应出示有效证件，属于保密部分和控制使用 部分的档案要经过有关领导同意或作者本人同意方可进行借、查阅、复制等。利 用者要填写利用目的和利用效果 第十二条 档案馆要编制多种检索工具和档案目录汇编，并作 信息开发利 用。 附件 出版类档案归档范围和保管期限表 CB11 综合管理 号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关编辑出版工作的文件 长期 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短期 3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、 永久 简报和重要会议记录 4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永久 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 短期 CB12-CB15 出版物项目 号 类 目 名 称 保管期限 1 编辑出版合同、协议书 长期 2 出版请示和批复 长期 3 原稿 含照片、手迹原件）或复制件 退还作者 长期 后应有原稿签收单） 4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长期 5 封面设计图样 短期 6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久 7 出版发生记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税 短期 通知单 8 获奖或受查处情况的文件材料 长期 9 有参考价值的读者来信、重要评论 短期 10 再版修改意见 短期 成都理工大学外事档案管理办法 为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交 流和教学、科研活动中作用，根据上级有关文件规定和《高等学校档案工作规范》， 特制定本办法。 第一章 基本原则 第一条 凡本校与外国团体或个人在教学、学术研究、科技合作、人才交流、 友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材 料，均属外事档案。 第二条 外事档案是学校对外交流活动的真实记录，是学校的宝贵财富，必 须实行集中统一管理，确保外事档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。