武汉商贸职业学院电子商务协会管理制度.docVIP

武汉商贸职业学院电子商务协会管理制度 档案管理制度 资料档案主要指协会的收发文件、交流材料、日常活动资料、照片等。主要按以下标准分类，进行建档管理：1）发文；2）来文；3）照片；4）计划、总结；5）大事记；6）会议记录；7）活动资料；8）对外交流材料；9）先进材料；10）受表彰材料；11）剪报；12）个人。（收发文件，应有记录。）平时要做好各种资料的收集归档，并做好档案的维护工作。档案的查阅有专人负责，有记录。加强对档案资料的研究，充分总结。日常文秘制度及例会制度 1． 对于协会每月工作例会或其它重要会议，指定专人、使用专用记录本作好会议记录。2． 协会开展的主要活动，专人负责以大事记形式记录，做好对日常资料的整理和积累。3． 协会开展日常活动时涉及到的文字材料，按要求起草。4． 每月召开协会每月工作例会，组织机构全体人员都必须参加。例会上，由各部部长汇报本部门本月主要工作和下月工作计划。再由总结本月工作、布置下月工作。根据向全校招募，接受报名，填表登记。经过资格认定以后，给予会员个人编号，发放会员证。加强对会员的日常联系沟通与管理，根据活动需要与会员特长等情况安排会员参加活动。1、 活动策划1） 协会固定的日常活动要提前一周、对主题活动要提前一月进行策划。策划要顾及实际可行性，内容充实，主题突出，操作明确，形成文字。2） 活动方案及时手写或打印，相关具体事项落实。3） 主题活动的策划要紧扣热点，切合需求，富有创意，互不雷同，形成特色。 2． 活动实施1） 活动前，相关活动部门协调调度安排好人员、调配好活动用品，做好各项准备。2） 活动时，按照方案，认真、细致、热情地组织实施。活动负责人控制好活动局面，按程序规范进行，营造声势，确保效果。临时删减方案内容或增加方案中未涉及内容，须经长同意。3） 日常服务活动落实专人与专门服务队负责，做到定时、定点、定人、定内容，常抓不懈，注重实效。4） 活动中严格签到；做好参与会员的服务数量及质量确认；作好活动相关记录，积累完整原始资料。5） 活动后，活动负责人及时组织进行书面总结，调查反馈，整理材料2、财务管理者必须做好每一笔财务收、支账目的记载，保存和整理好相关的发票和收据；并且每月进行一次财务审核，结算当月收、支、余任何社会捐助或相关活动合法所得，专人监督，交由财务管理者并完整记录此条例解释权归属协会所有。