4.4.5环境管理文件及记录控制程序.docVIP

目的 为使与本公司环境管理体系有关的所有文件和环境记录均处于受控状态，确保管理体系涉及的各个场所均使用有效版本的文件（包括外来文件），并保持对环境管理体系连续运行的有效证据，真实反映环境管理体系的运行情况，使体系具有可追溯性。特制定本程序。 适用范围 适用于环境管理体系文件和记录的管理与控制。 职责 《环境管理手册》由管理者代表组织各部门编写，管理者代表审核，总经理批准发布。 环境管理小组负责组织对体系文件的定期评审。 办公室协助环境管理小组进行文件的下发、回收和保存，并编制和下发公司受控文件清单和环境记录清单。 各部门负责编制、使用和保管本部门文件，并编制部门受控文件和环境记录清单。 内容与要求 文件的分类： 文件按受控状态分为受控文件和非受控文件。凡与环境管理工作紧密相关的文件都是受控文件，用发放号、受控状态予以标识。其它文件为非受控文件。 文件按级别分，分为： 第一级文件——环境管理手册； 第二级文件——程序文件； 第三级文件——部门环境管理文件，包括管理方案、操作规程、作业指导书、部门引用外来文件等。 第四级文件——环境记录等。 文件、记录管理： 文件、记录的编制、审批、发放、评审、修订、废止、销毁等管理执行公司ISO9001:2000《质量手册》中4.1《文件控制程序》和4.2《质量记录控制程序》。 其中，文件和记录的编号规则为： 《环境管理手册》和程序文件可不编号，程序文件仅按《环境管理体系——规范及使用指南》中各要素条款的顺序以章节号予以标识； 第三级文件应按部门予以编号，编号方式： YL □ □ □ □ □□□ 第四级文件——环境记录按部门予以编号，编号方式： YL □ □ ER □□□ 第三级文件的封面见附件一。 环境记录保存期限 序号 记录类别 保存期限 1 法定监测记录和来自执法机构的管理信息 长期保存 2 环境因素识别及评价记录 长期保存、随时更新 3 培训记录 保存至员工离职为止 4 运行过程记录、监测数据 依法规要求，一般3-5年 5 仪器校准、设备维护记录 参考校准周期和设备维护周期 6 有关供方和合同方的记录 3-5年 7 内审结果、评审报告和法律法规遵循情况的评价报告等管理性记录 3年（一个认证周期） 8 其他环境记录 不少于1年 （监督检查周期一般为1年） 附件一： 北京清华紫光英力公司环境管理体系文件 【文件名称】 文 件 编 号： 版 号： 编 制： 年 月 日 审 核： 年 月 日 批 准： 年 月 日 生 效 日 期： 年 月 日 发放号： 受控状态： 北京清华紫光英力化工技术有限责任公司 环境管理文件及记录控制程序 章节号 4.4.5 版 号 1 修改号 0 页次 1/4 公司代号 部门代号，参见《质量手册》 4.1《文件控制程序》附件3 文件类别代号： 管理文件EM 技术文件ET 外来文件RE 文件序号， 从“001”开始 公司代号 部门代号，参见《质量手册》 4.1《文件控制程序》附件3 环境记录代号： 文件序号， 从“001”开始