4.文件控制程序.docVIP

版本：B 程 序 文 件 文 件 控 制 程 序 文件编号： 受控标识： 发放编号： 2009.10.01 发布 2009.10.10 实施 xxxxxxxx 有 限 公 司 文件修改履历表 文件编号：XG/SP-04-2009 版次/修改码 修改原因 编写/修改 审 核 批 准 实施日期 B/0 换版 文 件 控 制 程 序 1 目的 为了对管理体系运行中使用的文件进行有效控制，确保文件的适宜性和有效性，特制定本程序。 2 适用范围 适用于公司质量、环境和职业健康安全三个管理体系文件编制、编号、审核、批准、发放和作废的控制。 3 引用文件 1 《记录控制程序》 3.2 《法律法规和其他要求识别程序》 4 术语和定义 本程序采用GB/T19001－2008《质量管理体系 要求》、GB/T24001－2004《环境管理体系 要求及使用指南》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》标准中的术语和定义。 4.1管理手册：阐明质量、环境和职业健康安全管理方针、目标、指标，规定管理职责，描述管理体系要求及相关关系的文件。 4.2 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。 4.3 作业文件：对管理活动、操作过程作出具体规定的文件，包括：企业标准、管理制度、计划、操作规程、作业指导书、图纸、记录等。 5 职责 5.1 最高管理者负责批准管理手册、公司管理方针和目标。 5.2 管理者代表负责审核管理手册、公司管理方针和目标，负责批准程序文件。 5.3 技术中心负责管理手册、程序文件、企业标准、工艺技术规程的管理；负责外来产品标准、质量法律法规的管理；负责质量方针、目标的管理。 5.4 生产安环部负责管理手册、程序文件、安全规程、作业指导书、环境和职业健康安全法律法规的管理；负责环境和职业健康安全方针、目标、指标的管理。 5.5 设备工程部负责相关外来设备标准的管理。 5.6 各部门/单位负责本部门/单位作业文件的管理。 6 工作程序 6.1 文件的分类 a) 管理手册； b) 程序文件； c) 作业文件； d）法律法规、国家标准、行业标准； e）方针、目标； f）质量计划。 6.2 文件的控制要求 6.2.1 公司管理体系文件的控制原则：统一策划、分工实施、归口协调。 6.2.2各部门/单位对职能范围内的文件进行管理，并建立《管理体系有效文件清单》。 6.3 文件的编制和审批控制 各类文件的编制、审核、批准控制按附件一的规定执行。 6.4 文件的发放控制 6.4.1文件的发放由编制部门进行控制。 6.4.2文件发放的部门/单位设立《管理体系文件发放登记表》。 6.4.3文件的持有者因工作变动，需移交有关文件时，所在单位应记录移交情况或收回。 6.4.4由文件审核人确定发放范围，以保证需要的场所得到相应文件的有效版本。 6.5 文件的标识控制 所有文件均应有审批手续、发布和实施日期、发放号，外来文件只需有发放号。文件的标识方式有文件编码、版本号、发放编号、受控状态。文件编码执行附件二的规定。 6.6 文件的使用控制 6.6.1 文件的发布单位设立《管理体系有效文件清单》，动态控制文件的有效状态。 6.6.2 各单位文件变更时需及时到技术中心、生产安环部或相关部门备案，技术中心、生产安环部保持全公司管理体系有效文件清单。 6.6.3 各文件使用场所只允许使用现行有效版本。 6.7文件的修改控制 6.7.1当组织机构、产品、过程、法律法规等发生变更时，如需对文件进行修改，由编制部门填写《文件审批单》按6.2的规定进行重新审核和批准，并填写《管理体系文件发放登记》。 6.7.2文件的修改由编制部门进行，文件的修改方式包括换发新文件和下发文件修改单。 6.7.3如文件进行局部修改，下发修改单时，应在原文件的修改处进行标识。 6.7.4内部审核和管理评审中提出对文件的修改，由编制部门进行修改。 6.8 文件的评审 6.8.1文件的评审包括定期评审和临时评审。 6.8.2文件应进行定期评审，确保文件的适宜性和有效性。 6.8.3文件的定期评审由编制部门进行，不超过三年进行一次，提出的修改按6.6的规定执行。 6.8.4当组织机构、产品、工艺流程、装备、法律法规等发生变化时，应及时对文件进行临时评审。 6.9 外来文件的控制 6.9.1 外来文件包括国家、地方的法律法规、行业标准等。 6.9.2技术中心负责对质量有关外业文件进行识别、更新、评价。 6.9.3