三级秘书考点参考.doc

录像考试知识点汇总 一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板炒你，赌气泄密。 　　（一）关于商务活动中的签字仪式 　　注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。 （二）宴请 　注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。考试大提供 （三）有关商务旅行 注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 　　（四）有关沟通：可能员工家属来闹事 　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。 文书处理与拟写?? 1、文书审核的工作程序?? 对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。?? （1）明确审核范围?? （2）确定是否需要行文??（3）审核文书内容?? （4）检查文字表达?? （5）检查文件体式?? （6）检查文书在处理程序上是否妥善完备?? 2、档案利用的工作程序?? 是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。?? （1）熟悉库藏?? （2）分析利用需求?? （3）选择档案利用方式?? （4）获取档案?? （5）提供档案?? 3、电子档案管理的工作程序?? 在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。?? （1）电子档案的收集积累?? （2）电子档案的归档?? （3）电子档案的保管?? （4）电子档案的利用?? 4、文书拟写?? 通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告?? 以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。事务管理? 1、礼宾次序确定步骤? 亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。? （1）确定礼宾次序方案? （2）提前通知有关各方? （3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序? 2、安排涉外迎送工作程序? （1）确定迎候人员? （2）准备迎宾的物品? （3）见面讲究礼节? （4）送行前的拜访? （5）安排送行仪式? 3、会见会谈工作程序? 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。? （1）约定? （2）通知对方有关事项? （3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排? （4）迎接客人? （5）会见、会谈? （6）送别客人? 4、西餐礼仪? （1）赴宴前的准备? 1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容? 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变? 3）到别人家赴宴需要带礼物? 4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装? 5）要准时赴宴? （2）西餐的座次安排? 主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐? （3）入席、退席礼节? 1）客人要在主人的带领下顺序入席? 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖? 3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上? 4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席? （4）餐具的使用方法与席间礼节?