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2010年12月6日 管理信息系统案例 管理信息系统案例（二） 梅甘·戴维斯会议中心 MS Excel应用 西安交通大学管理学院 2010年12月6日 主要内容 案例背景 具体情景 数据准备 任务要求 实施要点 设计测试 案例背景 梅甘·戴维斯会议中心坐落在大都市的郊区，在这里经常举行公司会议、重大活动和教育研讨会。会议中心的地理位置、外观、设施和显著的声誉吸引着来自全美国的个人和公司，为了确保预订成功，这些人都要提前一年甚至更长时间预订房间。 梅维斯·比灵斯利是会议中心的活动协调员，她负责安排会议房间和帮助租用会议中心的客户安排活动计划。比灵斯利小姐现在使用MDCC预订数据库来追踪会议中心的会议室的预订情况。她想要把预订的数据输入电子表格来进行分析。现在，她要求您把预订的数据输入电子表格，并通过插入一些栏目，使用汇总、图表、数据透视表和自动筛选工具增加工作表的功能来分析这些预订数据。 具体情景 梅甘·戴维斯会议中心目前拥有五个标准的会议间、一个会议中心、一个会议室和一个会堂。客户可以预订一个或所有的会厅。会议中心主要用来举办大型会议，但中心可以分成四个小会议室，因此，可以为会议中心提供更多的会议室。当预订会议室时，客户可能对座位有特殊安排，比如要圆形桌、教室、讲台或U型桌。一个会议间可用的座位数量由座位安排决定。 具体情景 每天，比灵斯利小姐都要应付客户的咨询电话，提供可用房间的数量、房间容量和价格的信息。会议中心客户可以预订的房间有标准、高级和专门级别之分。预订标准级别的客户需要提前将近六个月，预订高级级别的客户需要提前六个月甚至更长时间，而专门级别的设置是作为吸引对梅甘·戴维斯会议中心高度认同的公司或组织的手段。图2是会议房间的级别表。 具体情景 会议室级别和费用 数据准备 比灵斯利小姐需要的预订数据目前存储在MDCC预订数据库的预订详单表里面。因为比灵斯利小姐将使用电子表格应用软件来分析这些预订数据，所以你得把这些数据导入到工作表里面。这时候，你想起来可以利用微软的Query简单地将数据导入到工作表中，而比灵斯利小姐则可以重新利用查询来获得最新的预订数据来进行分析，于是你保存查询结果以备将来之需。 比灵斯利小姐要求你检索预订详单表里的所有数据项。当你输入预订数据到工作表里的时候，你发现输入的数据没有每天房间的费用、预订天数或客户的总费用。比灵斯利小姐解释说，这些数据没有存储在数据库里面，因为这些值可以从其他数据库域中查找或得到。因此，数据库不需要在每一个记录里存储这些数据。而当比灵斯利小姐需要这些信息来进行分析时，你得把这些需要的栏目插入到你的工作表中。 数据准备 每天房间费用列说明了客户所选择的特定的房间应该为其所付的每天费用。房间费用的确定可以通过查询房间代码和房间级别代码，从而知道客户所需付费情况。确定这一列的值，需要你在查询表里输入房间代码和级别代码来查询。因此，查询表是必需的，于是你要用图2的数据来构建你的查询表。你意识到查询表将来可能会需要修改，于是你得把查询表放置到它自己的工作表里。 预订天数列说明了客户预订使用房间的天数。确定这一列的值，要求你编一套公式来计算。将退房时间减去用房时间并不能得到准确的客户预订房间的天数，所以你的计算公式必须考虑这些因素。 总费用栏显示的是按照客户预订会议室天数计算的总费用。例如，如果一个房间出租价格是1735美元，租借2天的话，总费用就是3470美元。 任务要求 当客户预订了一个会议室，比灵斯利小姐把预订数据输入MDCC预订数据库来处理。比灵斯利小姐知道MDCC预订数据库包含了有关客户预订的重要细节，而现在她想利用电子表格应用软件来分析这些预订数据。比灵斯利小姐还需要了解各种会议室的预订率。她需要一个数据透视表和图表来比较每一级别会议室的预订率。（你可以选择图表类型。）她还希望统计每一个会议室的座位类型，以及房间的总费用。 比灵斯利小姐需要知道会议中心客户的预订习惯。例如，她想知道客户平均提前预订的时间。她还想知道每个客户预订会议室天数及其总费用。此外，你还需要制作一个图表来比较每个房间的收入。 任务要求 除了以上信息要求以外，比灵斯利小姐想知道下面问题的答案。你可以用数据透视表、分类汇总、图表和自动筛选工具回答这些问题。 客户预订房间的平均时间是多少？ 如果预订开始使用时间是2006年8月5日，那么每个客户的总费用是多少？ 房间一天的费用平均是多少？ 哪种座位搭配最受欢迎？ 2006年2月15日预订了什么？这项预订的总费用是多少？ 从每个客户费用里面找出5个总费用最高的客户。 实施要点 工作表的设计让你能轻松工作的同时，每一个工作表还应该有一个一致的、专业的外观。同时，你应该为每个单元和工作表选择合适的格式。例如，所有单元的货币数值应该包含美元符号，并