Excel篇 第一节内容.ppt

1.1 Excel数据录入 1.2 Excel数据处理 1.3 Excel安全设置与数据保护 1.4 Excel发展特征 §1.1 Excel数据录入 1.1.1数据录入技巧 例1-1：某公司为了进行精确的绩效考核，提高工作效率，需要每天统计A、B、C、D、E五个部门的销售业绩和成本情况，并且要明确标注是否完成任务。对于会计而言，每天都需要录入五个部门的销售数据和成本数据，并标注出每个部门是否完成任务。有没有什么办法可以解决这个重复录入的问题呢？ §1.1 Excel数据录入 解析：从题目的要求来看，每天需要录入的信息包括文本数据-销售部门的名字，数值型数据-销售数据和成本数据，日期时间型数据-每天的日期，逻辑型数据-是否完成任务。事实上，无论哪种类型的数据，只要事先设定好对应单元格区域的格式，就可以轻松录入了。此外，对于重复的文本，可以使用“自动更正”的功能完成任务。 §1.1 Excel数据录入 步骤1，设定单元格格式。 1)选中“日期”列，右击选择“设置单元格格式”，或从“格式”菜单选择。 2)在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，分类选择“日期”。在此设定日期的现实格式。 3)同理设定其他的列即可。 §1.1 Excel数据录入 步骤2，用“自动更正”简化重复录入文本。 选择菜单“工具”-“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框。在“替换”选项中输入小写字母“a”，“替换为”选项中输入“A部门”，单击“添加”。B、C、D、E等部门的设置与此相同。 §1.1 Excel数据录入 步骤3，填充“是否完成任务”列。 “是否完成任务”的判断需要对目标值进行比较才能下结论。根据以往的经营数据，公司为每个部门设定了每天要完成的任务量，所以我们只要比较每天的销售额与成本的差额与目标利润，就可以得出结论了。用一个IF函数来完成。 “=IF((C3-D3)=F3,1,-1) ” §1.1 Excel数据录入 1.1.2数据导入技巧 除了录入数据以外，Excel还可以从其他文档和网络中成批量导入数据。导入数据不仅是建立Excel与其他数据源之间联系的桥梁，还可以帮我们节省很多工作时间，并且完成数据自动更新。 §1.1 Excel数据录入 从Access数据库中导入数据 1.执行菜单“数据”-“导入外部数据”-“导入数据”命令； 2.在“导入数据”对话框中，选择保存数据的第一个单元格； 3.在“外部数据区域属性”对话框中，设置刷新控件； 4.设置完成后，单击“确定”即可。 §1.1 Excel数据录入 从网络中导入数据 1.执行菜单“数据”-“导入外部数据”-“新建Web查询”命令； 2.在“新建Web查询”对话框中，将相应的网址输入到地址栏中，单击“转到”按钮，通网络建立连接； 3.当网页出现在对话框中时，选择需要导入的部分，单击“导入”即可。 §1.1 Excel数据录入 从网络中导入数据 §1.1 Excel数据录入 从网络中导入数据 §1.1 Excel数据录入 从网络中导入数据 §1.1 Excel数据录入 从网络中导入数据 §1.2 Excel数据处理 1.2.1 数据筛选高级技巧 数据筛选的目的：从Excel工作表中找出符合一定条件的数据。 两种不同的筛选方式：自动筛选和高级筛选。 §1.2 Excel数据处理 1.2.1 数据筛选高级技巧 高级筛选的目的在于快速准确地找到最希望了解的信息，因此在进行高级筛选前，必须明确数据需要满足的条件，即建立条件区域。建立条件区域是进行高级筛选的首要前提。 §1.2 Excel数据处理 1.2.1 数据筛选高级技巧 条件区域可以是文本，如“北京”；可以是数值，如“90”；可以是一个比较式，如“工资3000”；也可以是一个计算公式，如“=OR(A13500,A11500)” §1.2 Excel数据处理 1.2.1 数据筛选高级技巧 在Excel中，条件区域的构造规则是：同一列中的条件表示“或”，即OR(只要其中一个条件成立，则整个条件都成立)，同一行中的条件表示“与”，即AND(只有所有的条件都成立，整个条件才成立)。 §1.2 Excel数据处理 1.条件“或”，一列具有多个条件 例1：在用户信息表中筛选出所在城市为“北京”或“南京”或“沈阳”或“杭州”的用户。 先建立条件区域： §1.2 Excel数据处理 单击数据区域内任意非空单元格，选择菜单“数据”-“筛选”-“高级筛选”。 在高级筛选对话框中，列表区域中选择包括标题行