COP5.5.3 内部沟通控制程序.docVIP

内部沟通控制程序 编制：ISO9000工作小组 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 页码 状态改变 修改原因及内容提要 修改人 审批人 日期 备注 1.0 目的 为确保公司各项工作计划指标得到充分贯彻并如期完成，使公司运行处于 良好状态，加强公司内部资源共享同时增进员工之间的相互了解，建立公司内部相互协调、相互信任的工作关系，增强公司聚合力，确保顾客的需求与期望在公司内部得到充分的理解和实现，确保质量管理体系的有效沟通。 2.0 适用范围 本程序适用于公司各部门、各级人员之间的沟通。 3.0 职责 3.1 总经理、管理者代表应确保在组织内建立适宜的沟通渠道，并确保公司质 量方针、目标在公司内部得到沟通和理解。使员工能及时了解行业的发展动态、 公司的发展状态及有关信息。 3.2 公司各部及全员均有责任采用不同的沟通方式进行工作信息等方面的内 部沟通。 3.3 销售部、客户服务部负责对顾客的需求及相关信息的收集、内部传递沟通。 4.0 程序内容 4.1 内部沟通的内容包括但不限于：质量方针、目标的达成情况；质量管理体系的有效性、适宜性；顾客关于服务满意程度的感知信息；服务要求及服务质量等。 4.2 沟通方式 内部沟通可采取会议、面谈、书面及其他等多种沟通方式进行有效沟通。 4.2.1会议 必要时，会议可指定专人负责记录，整理会议内容，形成会议纪要。 1、公司办公会：对公司经营决策、方针、项目投资、计划、组织机构设 置、人力资源调配等方面进行沟通。 2、公司月度计划会：对上月的目标及计划完成情况进行检查、沟通，并对各部门在计划执行过程中出现的问题进行协调、沟通，必要时，形成会议纪要传达到相关部门。 3、员工大会：对关系到全员的重大经营活动或管理举措，应通过员工大会全方位的、及时的与员工进行沟通。 4、专业协调会：关联部门发生业务交叉或接口时，应及时召开针对性的专业协调会进行沟通，以达到分工与责任清晰明确，避免工作出现脱节和缺口。 5、部门周例会：每周一次，主要对部门内部工作事宜（如部门工作计划 安排与工作落实、需协调的问题以及质量要求等）进行沟通处理。 4.2.2面谈 公司领导及各部门负责人应在平时或月、季及年度工作绩效考核之后与员工进行面谈与沟通，促进员工主人翁意识的形成，更好地发挥员工的个人潜能。 4.2.3书面沟通 1、通过以通知、通告、通报、会议记录、会议纪要、决定、规定、规章、工作信息传递单等内部文件资料的形式传输，进行沟通，确保各种信息及时、有效传递到相关部门和员工。 2、通过内部局域网电子公告与电子论坛等形式使员工积极发表建议，并将与质量有关的信息及时准确地传递，达到上下左右的沟通。 4.2.4其他活动 公司还可通过联谊活动、公益活动、培训（研讨）、网站、广告、公司会刊宣传等加强公司内部员工之间，员工与客户之间的沟通及联系。 5.0 相关文件与纪录 《内部信息传递制度》 QR-C5.5.3-01 《内部会议签到表》 QR-C5.5.3-02 《会议签到表》 QR-C5.5.3-03 《工作信息传递单》 QR-C5.5.3-04 《工作信息传递单登记表》 QR-C5.5.3-05 《月度工作计划表 QR-C5.5.3-06 《计划目标变更审批表》 内 部 会 议 签 到 表 QR-C5.5.3-01 会议名称： C/0 1/1组织部门： 编号： 会议地点： 时间： 会议议题： 会议纪要（可附页）： 到 会 人 员 姓 名 部 门 姓 名 部 门 姓 名 部 门 会 议 签 到 表