第4章office办公软件.docVIP

Office应用 主要内容： 本章主要介绍Office办公软件中Word、Excel以及PowerPoint等应用程序的高级用法或者说是大家平常较少留意的一些功能，这些功能属于Office的高级功能，利用他们可以提高办公效率。 学习目标： 1. 掌握Word文档编辑技巧，能利用样式和模板规范Word文档，了解邮件合并、学会编辑长文档、审阅文档。 2. 掌握Excel电子表格编辑技巧，能按不同要求熟练地制作各类图表，能利用图表、排序、汇总功能和数据透视表分析比较数据，熟悉公式的使用，了解常用函数的调用方法，能利用Office提供的帮助功能使用各种函数。 3. 掌握PowerPoint演示文稿图形表格的编辑技巧，能为幻灯片设置各种动画及切换效果，能控制演示文稿的演播方式。 4. 掌握在Office套件中各个应用程序间数据信息的传递方法，能将Office文件发布到Internet上实现资源共享。 OFFice 概述 OFFice 是Microsoft公司的一个著名的办公室自动化套件，包括以下的程序： WORD 字处理软件 Excel电子表格软件 Powerpoint 演示文稿制作软件 Outlook 信息管理软件 Access 数据库软件 Frontpage 网页制作软件 利用以上软件，将会大幅度地提高用户的工作效率。 Word 概述Word 的Word的功能 中文 Word 是 Windows 环境下的优秀文字处理软件，它秉承了 Windows 友好的窗口界面、风格和操作方法，提供了一整套齐全的功能，灵活方便的操作方式，使用户能够轻松地进行文字、资料和图形处理，制作出各种图文并茂的文档。 Word 的主要功能是：文档编辑与排版、文本查找与替换、表格处理、图形处理、公式编辑、打印文件、样式与模板的制作和使用等 。 Word 窗口的组成 Word 窗口包括了应用程序窗口和文档窗口两个部分。 应用程序窗口 应用程序窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和控制菜单等。 （1） 标题栏 标题栏显示应用程序名为 Word ，当文档窗口最大化时也显示当前文档文件名。 （2）菜单栏 位于标题栏之下，每个菜单项都对应一个下拉菜单 当第一次使用菜单时，将仅显示出最近使用过的菜单命令，这时单击下拉菜单底部的“ ︾ ”符号，才能显示出全部菜单命令。 （3） 工具栏 Word 提供了许多工具栏，其中“常用”工具栏如图 4-1 所示。 ? 打开 电子邮件 打印预览 拼写与语法 复制 格式刷 恢复 表格与边框 插入Excel 工作表 绘图 显示比例 图 4-1 “常用”工具栏 ① 工具栏的显示 / 隐藏。选择“视图 / 工具栏”菜单命令或窗口工具栏区的快捷菜单，将显示出工具栏菜单。工具栏菜单中若某工具栏项前有“√”标记表示该工具栏被显示，否则表示被隐藏，单击工具栏项可以改变其状态。 ② 工具栏按钮的操作。工具栏上的每一个按钮，都代表了某一项命令功能。操作时， 一般先选定操作对象，然后用鼠标单击工具栏中相应的按钮即可。 （4） 状态栏 位于 Word 窗口底部，提供有关插入点位置和某些常用键状态等方面的信息（如图 4-2 ）。 图 4-2 状态栏 2） 文档窗口 文档窗口包含标题栏、控制菜单、标尺和文本区等，见图 3-2-1 。在 Word 中，一次可以打开多个文档窗口，用户可以在各窗口查看、编辑和传递信息。当有多个文档被打开时，当前被处理的文档称为当前文档。利用“窗口”菜单可以根据需要对窗口进行缩放、移动及滚动，以及改变当前活动窗口等操作。 （1） 文档编辑区 用于输入、编辑和格式化文本、处理表格及图形的区域。 ① 插入点。 Word 屏幕中闪烁的垂直条，用以标识操作位置； ② 段落标记。用以标识段落结束的标记，其中也包含了段落格式的行间距及缩进设置等有关信息。段落标记可以通过选择“视图 / 显示段落标记”菜单命令和常用工具栏的“显示 / 隐藏编辑标记”按钮确定段落标记的显示或隐藏。 （2）标尺 文档窗口顶部和左边的图形条。用以标识位置，显示和设置页边距、缩进段落、制表位及改变表中的列宽、行宽。垂直标尺只有在页面模式下显示。 （3） 选定区 在文档窗口左侧，没有任何边框标记的一个竖条形空白区域（鼠标在选定区时，变为朝右上的空心箭头），用以对正文部分进行较大范围的选定。 （4） 滚动条 有垂直和水平两个滚动条。其中的滚动块标识出插入点在整个文档中所处的纵横位置。 （5）拆分块 位于垂直滚动条的上端，可将窗口拆分为两个窗口，用以同时查看文档的不同部分。 Word 文档的基本操作 制作 Word 文档一般可以按以下五个步骤进行。实际的顺序应根