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办公自动化平台解决方案 公文管理 公文管理主要管理企业的收文和发文管理；包括收发文流程的定义、修改及其维护，收发文的管理和控制，收发文的查询和统计。方便领导和行政人员办理收发文，填写收发文处理单，上载发文文件，实现公文流程办理。 发文 发文处理是指以设计公司名义发出去的文件就范围可以分为：公司发文、部门发文；发文类型为：下行文，上行文和平行文；文件类型为：行政文件，纪委文件，党委文件，工会文件，团委文件，联合发文；文号可以根据设计公司的实际情况设定；发文系统可以具有以下功能： 要求对所有的发文通过管理系统进行拟稿、核稿、会签、复核、文秘修订、签发、成文、盖章（联合盖章）、封发。 可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。 对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录 可以实现文件取回功能，处理发送错误等误操作。 实现流程跳转和审批人变更及事后补签功能。 所有用户在收到系统所发文件后应自动发送回执。 公文加盖电子印章技术，含联合盖章。 根据不同类别公文自动引入套红的文头、自动排版功能。 实现套红后的文件打印功能。 实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。 实现文件审批任务的委托功能。 严格的权限控制功能。 收文 收文处理是指处理接收到的外来文件，外来文件包括上级主管部门等的文件；收文处理系统有以下功能： 要求对所有的来文通过管理系统进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅。 可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。对来文的处理全过程进行自动化管理和记录，对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。 具有文件取回功能，处理发送错误等误操作。 实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。 实现文件审批任务的委托功能。 严格的权限控制功能。 会议管理 会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理、会议室设置、会议纪要。 会议申请 系统可以将用户已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议进行分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。 在申请会议前，可以查看会议室的预约情况；用户申请会议后，会议管理员如果未审批，则状态为“待批会议”，如果审批通过，状态变更为“已准会议”，审批不通过，状态为“未批准会议”。 【进行中会议列表】罗列出已经通过审批，并且到达会议开始时间的会议。 会议查询 会议查询模块主要实现用户对各种状态中的会议进行详细的查询，查询的结果以列表列出。 会议管理 会议管理模块提供给会议管理员用来管理所有用户已提交申请。按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。 会议管理员可以修改会议申请信息，可以批准或者不批准会议。 会议室设置 会议室设置用于新建和管理会议室的基本信息，会议管理员可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可以查看每个会议室的预定情况。 会议纪要 会议纪要主要实现对已经结束的会议的纪要进行管理，会议申请者和管理员均可修改会议纪要。 车辆管理 车辆管理共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“部门审批管理”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。 申请人申请车辆的使用，由车辆调度员和部门审批人共同审批。系统可以管理车辆的使用情况和维护情况。 财务费用管理 减少信息重复成本 员工在填写纸质表单时，每次均需要填写姓名、部门、项目等重复的信息。电子化报销流程中，将这些固定的信息全部存储于系统中，表单自动显示员工的姓名和部门，工程名称可以从系统中选择。 减少出错率 由于员工填写的报销单据中存在计算过程，靠手工填写的数据会出现错误。电子表单设置了计算公式，提高了单据的准确性。 减少审批成本 目前领导的工作时间被零散的审批打断，工作效率会受到影响。使用电子化流程，领导可以自行安排审批计划，可以每天安排固定的时间登录系统进行审批。 系统预设审批流程，自动的进行判断，审批领导无需担心单据是否该自己审批。 遇上领导出差，报销人需要等待。使用电子化流程，领导可以远程进行审核，提高了效率。 减少财务审核成本 系统预设了审批流程，财务部不再需要将精力过多的投入在流程检查上，只需要判断员工填写的条件项是否正确。 表单预设了计算公式和标准的设置，减少了财务人员计算的工作量。 疑问与解答 1.使用电子化报销流程是否会增加财务部的工作量？ 解答：不会。 使用电子化报销流程，财务部的在此业务上职能并没有变化，即审核票据和判断报销是否符合财务制度。报销流程是设计院规定的，系统自动会按照该规定进行流转，财务部不需要控制流转过程。 在【财务部审核】步骤，由于系统自动计算的帮助，财务部核对的工作量还有有所减少。 系统可以按人员、部门、项目统计报销的情况，也