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物资供应信息系统管理 第一章 物资管理系统的应用 先进的物资管理必须借助于电子技术的应用，传统的帐簿式管理已不适应物资管理的发展，海螺集团物资管理系统经过试运行，现已成功推广，物资管理数据的及时性、准确性得到极大提高，适应了大型企业在大物流条件下的物资管理。 为进一步规范供应流程，加强部室对子公司的管理和监控、减少子公司物资库存的积压、集团公司能及时掌控子公司物资消耗分配，实现集团公司物资的统一调配，在第二版物资系统的基础上进行升级、形成了现行的第三版，目前已在多个子公司推广应用，今后将在第三版的基础上征询各单位使用意见进一步升级。 第二章 物资管理信息系统基础知识 第一节 系统初始化 各子公司在初始化前要成立以供应部门为主要联合工作小组，成员应包括财务、保全等相关部门，明确小组成员的职责，制订工作日程表。 初始化前应认真整理手工台帐，做好初始化前的准备工作，对前期遗留下来的帐务问题与财务达成一致后妥善解决。 各子公司必须严格按照《物资编码细则》进行物资统一分类，以保证物资分类的统一性，杜绝物资类别串位现象。 严格按照合同清单规范物资称、规格型号、计量单位。按照《物资编码细则》进行物资编码的编制，对统管物资应做到“定码”编制，对非统管物资应做到“定位”编制，禁止同一物资使用多个编码，应保持物资编码的唯一性和规律性。 物资管理系统中一、二级财务分配方式为股份公司财务部制订的统一分配方式，各子公司在初始化时应严格按照系统提供的财务分配方式进行分类。 计划业务员应对统管物资编码进行管理维护，对统管编码应与部室《统管物资编码手册》保持一致，或对统管编码提出修订意见或建议，当出现《统管物资编码手册》没有涵盖的或新增统管物资时，应及时与部室相关人员取得联系，确保物资编码的合理性、科学性。 系统初始化完成投入运行后，严禁对物资的初始化信息（期初库存、物资属性、供应商信息、财务分配方式）进行修改、删除。 注意事项： 1、系统初始化时，须分供应商整理各种物资的待结算清单、有业务往来的供应商清单以及每种物资的帐面库存数量及帐面库存金额。 2、根据物资的采购方式及来源正确区分物资的属性（采购物资、随机物资、基建物资、寄售物资）。 第二节 验收单的填制、签收及审核 第八条 操作流程：由保管员制作验收单 计划员签收 核算员审核。 第九条 保管员对验收合格后的到货物资应根据合同清单信息进行验收单的制作，暂估除税单价必须与合同单价保持一致，如不能确定当前的暂估单价，应及时与计划员联系确定暂估单价，以减小或避免暂估单价与结算入库单价之间的价差对出库单价造成上下波动。 第十条 对合同条款中规定一票制结算的物资在验收单制作时，暂估单价可采用到厂综合价；对多票制结算的物资如能确定货物发票与运杂费发票同时结算入库，也可视同一票制结算操作；如货物发票、运杂费发票不能同时结算入库，应将运杂费与货物单价分开暂估。 第十一条 保管员制作验收单时，运杂费暂估按物流费用总额进行暂估，不分供应商和物资流向的顺序，仅与验收货物数量有关。 第十二条 非统管物资编码的编制由计划员完成，保管员应及时将新进物资报送给计划员，由计划员编制物资编码，并在货到当日内督促保管员完成验收单的制作。 第十三条计划员在签收时重点检查物资名称、规格型号、计量单位、验收数量、暂估单价、暂估运费是否正确。如发现错误，应立即通知保管员进行修正，签收工作应当日内完成。 第十四条 核算员在当日内应完成验收单的审核工作，审核的重点是验收数量、暂估单价、供应商信息是否正确。 注意事项：在运杂费的暂估中，是按实际到货数从发货地点至到收货地点的综合运费。 第三节 入库单、运费单的填制、签收及审核 第十五条 操作流程：由计划员制作入库单 保管员签收 核算员审核 由计划员制作运费增加 核算员审核 第十六条 计划员根据到货结算发票进行入库单的制作，验收单与入库单的对应关系是一对一或一对多，结算入库的累计数量不能超出验收的数量。当一张结算发票的数量与多张验收单相对应时，结算入库单的制作应分开录入。 第十七条 对一票制结算入库的物资，计划员仅录入结算入库数量、入库金额即可，系统会自动冲减暂估。对多票制结算入库的物资，货物发票结算入库与运杂费结算入库应分开制作。运杂费的结算入库从运费增加模块录入，录入金额为实际结算入库运杂费，同时应手动制作一张特殊入库单（数量为零，金额为暂估运费）冲运费暂估。运费增加与运费冲暂估可根据物流费用的实际情况进行分段录入（具体操作详见物资管理系统操作指南）。运费增加与冲暂估运费的制单时间应保持一致，便于今后查询的需要。 第十八条 保管员应在当日内完成入库单的签收，重点检查结算入库物资是否全部验收入库，如发现错误及时与