办公室的管理职能办公室安全系统.docVIP

一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了一、公司内部人员的流动 　　1.如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带(即使不佩戴)身份证。在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。 　　2.有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。 　　3.关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候;而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。 　　三、计算机的使用 　　1.由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。 　　2.一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。 　　四、建筑物和设备的使用 　　1.有关工作场所设计的安全措施包括： 　　2.提供照明良好的。干燥的、无纸片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌); 楼梯应该有梯面; 　　3.毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆; 　　4.地毯应保持良好状态; 　　5.办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒; 　　6.电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上; 　　7.沉重的资料不要堆放在柜顶上; 　　8.设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查; 　　9. 办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。 随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。? 　1、计划工作　　这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如： 　　通讯、文件管理、邮递和复制技术; 　　物色合适的办公室场所; 　　用现代化的实用办公家具、机器和设备装备工作区; 　　为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。 　　2、组织工作 　　这种管理职能是把全部经济资源(工作、工作场地、信息和职工)组合成可控的(可以管理的)组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。 　　3、领导工作 　　这种管理职能是动员和指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是： 　　有效地指挥和监督办公室的工作; 　　选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策; 　　制定办公人事政策; 　　对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿; 　　为职工和上司提供通畅的通信线路。　　4、控制工作 　　这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是： 　　制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要工作时有所遵循; 　　对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督; 　　估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准; 　　降低行政办公室的业务费用; 　　编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。