办事模块一 办公室日常工作课题1-8.pptVIP

案例 天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人，高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局设计和管理时，秘书高山应提出哪些合理的建议。 任务项目：熟悉办公环境的设计和管理 一、秘书工作环境的涵义和特点 环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是 指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。 秘书工作环境特点有： 1.复杂和多样性 2.差异性 3.变异性 环境的上述特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境。 二 .秘书工作的宏观环境和中观环境 1.宏观环境 又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发 生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。 秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环 境，文化环境等。 2.中观环境 指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书工作 有着重要的影响。 中观环境主要指企业的组织结构。现代企业是以现代企业制度为 基础的。它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规 定的几种形式。这几种形式有有限责任公司，国营独资公司，股份有限 公司。 三、 秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 （一）办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括： 第一，办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大 小， 家具的布置； 第二，办公室的视觉环境，它包括色彩，光线； 第三，办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音； 第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气 流通与净化）造成的办公室的整个气氛； 第五，办公室的健康与安全环境 四、微观环境对秘书工作的影响 1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能、知觉感受、体力 消耗、心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降 低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。 2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜， 会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳则工作兴趣减 低。兴趣低，工作效率必随之递降。 3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反 应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑 郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。 五、秘书办公环境的设计和管理 管理和设计的原则 办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控 制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织 欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则： 1.方便：即办公室的布局应该力求方便省时。 2.舒适整洁：即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放 置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。 3.和谐统一：造出和谐一致的工作环境。 4.安全：即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财 物的安全条件。 办公室的空间设计 1.各职能部门的场地设计 2.工作中心的设计 特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中心，它包括： ⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井 然有序。其设计要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰； 放置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以利阅读。 ⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度 为 40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间。 开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室。其特点有： ⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定； ⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑窗户或其它常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的； ⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的，如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色，不同形状的办公桌，除此以外，几乎没有可以看得见的等级标志。 开放式办公室有以下优点： ⑴降低能源成本和建筑成本