外协结帐管理规定 新.docVIP

KW-ZX-CW （通）字 [2007] 002号 文件名称 外协结帐管理规定 文件编号 KW-CW-002 版本 制定部门 财务部 制定日期 07/9/18 签发人 生效日期 页次 目的 为了有序而更好的与外协商发生业务往来，保证外协往来帐目的清晰，准确，特制定本规定。 2. 适用范围 适用于公司内部及与本公司有正常业务往来的外协商 职责 3.1 总经办 3.1.1负责外协帐目及外协产品价格的审批 3.2 采购部 3.2.1 负责外协帐目的初审及外协产品价格的核定 3.2.2 与供应商对接处理往来帐目异常事项 3.3 仓库及ERP 3.3.1 负责各类有效结帐单据的开具 3.4 品管部 3.4.1 负责有效结帐附件单据的开据（生产用物资检验单） 3.5 财务部 3.5.1 负责外协帐目的复审及外协资金的合理安排， 3.5.2 与采购部对接处理外协帐目的异常事项 具体内容 定义 外协结帐管理包括有效结帐单据的开据，结帐时间的确认，外协产品价格的核定，外协 往来帐目审核、管理以及结帐流程的规定。 外协结帐时间的确认 当月25日至下月24日为一个结帐周期 每月25日始三日内外协商必须将一周期帐目递交于采购部（直接经办人）[ 例： 1月25日至2月24日帐（即2月份帐，一周期） 2月25日至28日递交 依次类推 ] 采购部须在次月3日前（上例：2月份帐，3月3日前递交）将外协帐初审后递交于财务部 正常情况下每月10日为外协商付款时间 在规定时间内未及时报帐，当月帐目在当期不予受理 外协付款简要说明 正常情况下，每月外协付款金额为外协商上一周期入帐金额，特殊情况可酌情酌量付款，对于当月未报帐者，一律不安排货款 对于连续两月或两月以上未与本公司发生业务往来但不终止业务往来，需要支付货款的，可以事先说明情况，出具支款申请，由总经办签字后，财务部予以支付； 有效结帐单据的确认 生产用物资单据 4.4.1.1仓库及ERP部门开具的电脑入库单第二联经相关负责人员签字盖章后为往来金额的 有效结算凭证，采购部开具的电脑采购单及品管部开具的检验单经相关人员签字后为有效结算附件 非生产用物资单据 ERP系统中无法开具电脑单的，入库时必须由仓库主管签字，盖章后做为往来金额结算的有效凭证，采购清单（物品申购单）经总经办签字后作为有效结算附件 4.4.3 以上所列单据结帐时一并附上，缺一不予结帐 4.5 各类单据开具要求 4.5.1 检验员须根据采购部开具的报检单，对报检产品进行各方面的检验，作出合理判断，判断结果须在检验单中详细列明，要求字迹清晰，对于出现品质异常，可降级使用的产品，必须明确注明降级程度，检验完毕须签字确认，结算价格按同等降级比例下浮 4.5.2 仓库部门开具的入库单 4.5.2.1 根据检验单以及采购部开具的采购单，办理入库手续，入库单须明确注明产品编号，名称及规格型号，入库数量不得超过采购单数量，单据开具完毕须签字盖章 4.5.2.2手工入库单开具时，应同时附上总经办签字的采购清单，严格按照采购清单上所列产品明细开具单据。 4.5.2.3对于入库与开单岗位分离情况，入库人员应在检验单上注明实际入库数量并签字确认，开单人员根据实际入库数量开具入库单， 4.5.2.4 对于外协加工产品需要出库时，仓库应按照采购部开具的委外加工通知单上所列明的产品及实际数量发货并开具出库单，签字确认 4.5.3 采购部应严格按照总经办签字的物料需求单来开具电脑采购单，并签字确认 4.6 外协结帐单填写要求 4.6.1 每月外协商报帐时必须根据我公司开据的入库单（出库单），退货单，检验单以及采购单认真填写结帐单，要求能准确反应出每次产品的入库数量（出库数量），单价，金额以及本月合计总金额及签字确认。所有原始附件必须按顺序附在结帐单后面， 4.6.2 对于结帐单填写不清楚或失误造成的往来金额误差一律由供应商自行承担。 4.7 结帐价格要求 4.7.1所有外协产品及加工价格按原有批准价格执行。对于当期未核定价格以及由于市场价格波动而需要调整价格的产品，外协商必须在报帐之日前出具申请到采购部核定价格，经总经办签字批准后递交书面资料到财务部，方能结帐。 清帐报告说明 4.8.1外协商由于一些原因不再与本公司发生业务往来，需要清帐，必须事先提出申请至采购部，由采购部直接经办人出具清帐申请报告单交至财务部，要求能反映出期末欠款余额及清帐原因，清帐申请报告单由外协商签字后递交于财务部审核完报领导批准。往来余额于清帐报告单批准之日起半年后分期付清。特殊情况可经双方商量后确认余额给付时间。 4.9 外协帐异常事项的处理 4.9.1 财务部在审核外协帐中发现