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外购件作业管理规范 （2010年11月05日） 一、 主要目的：明确工作职责，规范作业方式与方法，确保工作有序作业，外购物料价格公平合理，交货如质如期完成。 二、 实施范围：达意隆贴标事业部 三、 职 责： 项目计划组：负责提供物料需求计划。 制 造 部：负责提供易耗辅料、工量刃具需求物料。 外购开发：负责对产品进行供应商开发、询价比价议价定价、签订合作协议等的作业，以及后续交货的产品在技术、质量等出现问题的处理。 稽 核 员：负责对外购开发员开发的供应商、价格与相关资料，进行分析与稽核处理。 外购下单：负责采购计划、采购预算、采购下单、进度控制、送货入库跟进以及相关的数据统计等。 采购统计：负责采购统计、请款与档案管理等事项。 上级主管：负责作业审核、工作安排、采购工作统筹与作业规范监督。 部门总监：负责作业批准与相关事项的指导。 四、 作业内容： 请购需求 1.1 生产性物料、研发性物料 请购需求单据《请购单》由PMC项目计划组提供，其他来源方式无效。 要求事项： A项目计划组用标准统一的《请购单》表格申请作业，内容需填写详细：包涵基本信息，如：物料编码，物料名称，物料规格，订单数量，安全存量，在途量，需求数量，需求日期，用途等。请购物料如果属于急件或特急件的，要求加以备注；如果是新品类的需加以备注“新品”。 B《请购单》每一页都需经上级主管审核、批准后方有效。 1.2 易耗辅料、工量刃具 请购需求单据《易耗辅料、工量刃具请购单》由需求部门提供。 要求事项： A申请部门用标准统一的《易耗辅料、工量刃具请购单》申请作业，内容需填写清晰，包涵以下基本信息。如：物料编码，物料名称，物料规格，安全存量，在途量，需求数量，需求日期，用途，是何种物料属性（属于辅料的备注是易耗辅料类，属于刀具的备注是工量刃具类），是以旧换新还是新增数量（工量刃具按1:1比例以旧换新）。 如果是新品类的需加以备注“新品”。 B 《易耗辅料、工量刃具请购单》每一页都需经部门主管审核，总监批准后方有效。 备注：办公用品等统一由行政单位统购。 2. 请购单分析 2.1 请购单确认 2.1.1 请购单统一由部门采购统计员收发，并做好交接记录，采购统计做好请购单存档管理。 2.1.2 采购统计在收取请购单后，需确认以下事项是否符合要求，否则退回申请单位。 A请购单是否按规定格式编制。 B请购单是否经审核有效。 C请购单内容填写是否规范。 以上几点确认无误后，方可进行下一步2.1.3作业。 2.1.3 采购统计文件发放请购单要求 请购单据给到外购下单员。 其中请购项目内属于需要开发或重新开发的由外购下单员给到外购开发人员，旧品类的物料由外购下单员直接按要求分析、下单采购。 备注：新品类是指没有采购过的标准件。 旧品类是指已经采购过的标准件，有固定采购的供应商。 2.2 采购物料分析 分析采购物料的目的在于要彻底清楚该物料的状态，包括品种，交期，数量，用途，价格和其他要求，以便分清优先主次，分析是否可以分批进行，明确作业的时间顺序。 2.2.1 外购开发员： A 确认采购物料的类型；规格型号；有无国标；材料要求；有无技术图纸；产品质量要求；用途；是新物料开发；还是旧有物料因供应商、交期、成本或质量等因素的重新开发；该物料的开发状态如何；在分析物料时发现问题需及时找相关人员沟通；切忌不要凭印象，感觉等不太确定的状态下进行下一步作业。 B 确认开发要求的期限，生产日期进程表，考虑采购周期等，需分清物料开发的轻重缓急；开发进程由时间状态确定物料的询价，比价，议价等顺序。 完成物料确认，分类后，方可进行下一步作业；同时做好原始单据分类与存放。 2.2.2 外购下单员： 确认采购下单的物料品种；规格型号；交期要求；到货要求；是否急件；是新物料首次下单，还是旧物料选择新供应商首次下单；该物料的下单状态；下单的频率；发现有问题的需及时找相关人员沟通确认。切忌不要在不太确定或朦胧、好像、应该是吧等的认知状态下进行下一步作业。 完成物料确认，分类后，方可进行下一步作业；同时做好原始单据分类与存放。 2.2.3 采购计划 根据需求来源与预测计划需求，采购项目组作业员编制采购或开发计划。 3. 供应商开发 3.1 寻找供应商 途径一般如下： 现有合格供应商，其他事业部的合格供应商，指定要求的供应商，介绍的供应商，实地寻找的供应商