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行政公文和电子文档规范 第一部分 行政公文管理 一、公文的概念 公文即公务文书，是指党政机关、企事业单位、社会集团在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。 是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 行政公文管理 二、公文的发文程序（红头文件） 拟搞、审核（中心经理/总监）、签发（总经理）、打印、发文、催办、立卷归档、借阅、销毁等。 公司的文件由人力行政中心起草，人力行政中心经理/总监，总经理审批签发；公司各中心的文件由各中心负责起草，各中心经理/总监，总经理签发。 行政公文管理 二、公文的发文程序（红头文件） 公司发文和各中心发文，统一由人力行政中心行政部编号。 文件签发后，送人力行政中心（签发的原件和电子版本件），统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。 签发的原件和电子版本件由人力行政中心行政部归档。 行政公文管理 三、公文的种类 1.命令 2.决定 3.通知 4.通告 5.通报 6.报告 行政公文管理 三、公文的种类 7.公告 8.请示 9.批复 10.意见 11.函 12.议案 13.会议纪要 行政公文管理 四、发文的范围 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。 行政公文管理 五、文件格式与规范 统一用红色的印有公司标识的文件 公司文件，裕园总字【2012】001号 人力行政中心，裕园人字【2012】001号 销售管理中心，裕园销字【2012】001号 品牌发展中心，裕园品字【2012】001号 财务管理中心，裕园财字【2012】001号 茶厂，裕园茶字【2012】001号 行政公文管理 五、文件格式与规范 文字的排版，详见具体操作，请相关人员记录。 附件：× × × × × × × × ×（附件的名称） 发文时间 发文单位 主题词 主送与抄送 落款单位（福建裕园茶业有限公司），盖公章。 印发时间 对比 第二部分 电子文档管理 一、常用电子文档种类 文本文档，属文字文档，不可编辑，后缀为“.txt”。 WORD，属文字处理文档，后缀为“.doc”。 EXCEL，属电子表格文档，后缀为“.xls”。 POWERPOINT，属演示文稿，又称幻灯片，后缀为“.ppt”。 PDF，属演示文稿，后缀为“.pdf”。 图片，后缀为“.bmp”、“.jepg”、“.gif”。 视频，后缀为“.avi”、“.rvmb”、“.mp4”、“.3gp”等。 电子文档管理 二、常见的电子文档来源 新建，通过桌面右键（鼠标）、软件“打开-新建”等。 拷贝，通过局域网、IT设备（U盘、移动硬盘、扫描仪）等 下载，通过网络（搜索、e-mail、聊天工具等）。 电子文档管理 三、常用电子文档的存储位置 本地硬盘（我的文档、桌面、C、D、E······） 可移动设备（U盘、移动硬盘、手机） 网络（邮箱、网络硬盘） 电子文档管理 四、常用的电子文档归档方法 文档的巧妙命名。（数字或英文） 创建文件夹置于*盘根目录下，必须重命名。如“姓名”、“日常工作”等。 电子文档分类。 文档创建时间。 文档的性质。（常用、临时、重要、打印、邮件等） 电子文档管理 五、查找文档技巧 巧用资源管理器 巧用搜索文件 输入文档名称 排列图标中的修改时间 图片，缩列图 以上内容仅供参考，如有异议欢迎各位同仁批评指正，谢谢大家！ * * *