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行政公文规范化问题分析 南京市委党校公共管理教研部 项晓霞 一、强化规范意识、切实规范行文是提高公文处理质量的关键 （一）领导和管理人员必须重视办文工作 公文是各级各类国家机关和社会组织（政党、人民团体、企事业单位等）在处理公务时使用的具有法定效力和特定格式的应用文体。 1、公文是实施领导和管理，依法行政，进行公务活动的重要工具，是“三办”（办事、办文、办会）的中介和有形载体 2、公文是反映机关形象的门面和窗口 3、公文是体现领导和管理者素质的重要渠道 政治性、实用性、管理性、工具性 （二）规范是公文的一大特点，也是公文的生命 （例文略） 1、法定机关，专人撰拟 2、成于公务，用于公务 3、法定效力，规范行为 4、表述意志，实施管理 5、体式规范，程序严格 6、庄重准确，简明平实 写法方面 全面准确反映客观实际情况， 提出的政策、措施切实可行 观点明确，条理清楚，内容充实， 结构严谨，表述准确 开门见山，文字精炼，用语准确， 篇幅简短，文风端正 语体风格 准确、简约、庄重、平实、规范 （三）努力实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化 “公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。” ——《国家行政机关公文处理办法》 中共中央办公厅1996年5月3日发布的 《中国共产党机关公文处理条例》 国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的 《国家行政机关公文处理办法》 《国家行政机关公文格式》 （GB/T9704-1999） 只针对行政机关作了规定，指出：“本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。” 精简、高效、规范的公文运作和科学化、民主化、制度化的行政管理，二者之间形成良性互动，营造“民主、责任、服务”的公文新理念。 二、行政公文的规范化运作分析 文种例举 法定 公文 行政 公文13 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党内 公文14 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 非 法定 公文 事务文书（日用文书） 计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、介绍信、慰问信、证明、请柬、讲话稿、演讲稿、启事等。 专用 文书 经济文书：市场调查报告、合同等。 司法文书：起诉状、上诉状等。 外交文书 行政公文按行文方向分类 上行文 报告、请示 通知主要用于下行 意见主要用于上行，也可下行、平行 公告、通告属公布性公文 下行文 命令（令）、 批复、通报、决定 平行文 函 （一）公文的行文规则 1、按机关隶属关系和职责范围行文 机关隶属关系： 1）单一机关领导 2）属本级政府和上级部门双重领导（领导、指导） 2、授权行文规则 1）部门经本级政府同意并授权，可以向下级政府行文，需要在正文中注明； 2）办公厅（室）的行文具有授权性质，无需在正文中注明。 3）另有一些临时授权 3、联合行文规则 同级政府之间、部门之间、上级部门与下级政府之间； 同级政府与同级党委、军事机关之间； 同级政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间； 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间。 4、一般情况不越级行文 5、“请示”不直接报送领导者个人， 应一文一事、只一个主送机关、不抄送下级机关 6、“报告”中不得夹带请示事项 7、公文由文秘机构统一处理 （二）行政公文格式要素规范 1、发文字号方面 机关代字+年份+序号 一般居中排布 宁政发〔2004〕37号 六角括号 2、主送机关方面 行政公文的请示和党委机关的所有上行文种，都只能标注一个主送机关。 3、标题方面 公文标题最完全的形式是三要素齐全式。 发文机关+（关于）+事由+（的）+文种 要求：结构完整，事由明确，文种恰当，文题相符。 标题常见错误： 1）事由简而不明，似是而非 2）不合语法规范 3）乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 4）文字排列欠妥 5）简称不合要求 4、附件说明方面 5、附注方面 6、落款方面 7、印章方面 8、抄送方面 （三）行政公文常用结构模式 正文的结构类型： 因果式结构：原因依据——策令或事项——结语 单一式结构：突出事项，或传达告知，或发布决定 时序式结构：大事记、会议记录和少数简报 并列式结构：条项式、分题式 复合式结构 （例文略） （四）行政公文文种使用规范 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级和不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。 1、指示性通知 （例文略） 2、转发性通知（包括批转、转发、印发