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第七章 档案与档案工作 一、档案的定义 ?法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。” 简单说，档案是“原始的历史记录。”是再现历史真实面貌的原始文献。因为档案继承了原始记录性，所以就具有历史再现性，因此档案才具有凭证价值。从档案的来源看，档案是由文件有条件地转化而来的。注意，这里的“文件”是广义的文件 ，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。 也可以说，档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，从文件到档案是一个批判继承的过程。文件与档案从内容和形式来说，两者完全相同，但从时效性来讲，档案是已经办理完毕的文件；再从价值评判看，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础 ，档案是文件的精华。 二、档案的整理与编目 1、档案整理——概念和要求 档案整理就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化，条理化的过程。其基本要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。基本方法如下： A、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合就是将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。 B、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内归档；特种载体档案应在形成后及时归档。 2、文书材料的整理 文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 一）以案卷为单位整理 以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。 1）分类 按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开： （1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。 （2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目分开。? （3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。 （4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限，将文书材料按不同的保管期限分开。保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期，长期的保管期限为16—50年，短期为15年以内。保管期限为永久的主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，主要包括：本单位处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；有关本单位领导人的任免，市级以上的表彰、奖励；重大活动形成的文件材料；涉及单位所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。 2）组合 组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。其基本方法是： （1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。 （2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。 （3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。 （4）简报、刊物可按名称数期一卷或一期一卷。 （5）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。 3）编目 ? A、卷内文书材料排列 卷内文书材料排列前，要对破损、字迹