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Unit 16 Fax and E-mail传真与电子邮件 16.1 Introduction（简介） 目的：掌握有关传真和电子邮件的格式和撰写。 16.2 Fax（传真） 作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续扮演重要的角色。传真的最大优势在于简便。 使用传真时，通常有以下几点需要注意： （1）尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能提前通知对方。 （2）传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接收方收到的传真文本的字体都会被缩小。 （3）尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过多，就会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是很糟糕的现象。 （4）传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘，因为在传输时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。 1．Heading（标题） 传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式（参见图16-1）。 传真的顶端一般会有显眼的字样，例如“TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志，并在传真的显眼位置以大字体突出。 传真的标题一般包含以下信息： TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指定具体接收人。 ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定接收人，则不必加入此项。 FAX NO.：接收方的传真号码。 FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发送人。 DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体的发送时间和日期。 FAX NO.：发送方传真号码。 PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。 通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等，也可以是一份文件。如果所发送的信息内容简短，那么这些信息会出现在传真的首页上；如果发送的是一份文件，那么还要在文件前发送一份封面（Cover Sheet），在封面上注明标题信息及“COVER SHEET”字样（参见图16-2）。 2. Text（正文） 和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。 传真正文前也要用称呼语，比如“Dear Mr.…”等，结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句，如“Many thanks for your … of …”等。 在传真结尾，通常有发送方负责人的签名。通过普通传真机发送传真时，签名必须采用完整形式，而不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包含签名。 3. Samples（传真样函）传真样例一： 传真样例二： 16.3 E-mail（电子邮件） 1. Heading（标题） 由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言，电子邮件的标题部分常常包含以下内容： To：收件人地址栏，在此输入收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号隔开。 Cc：（Carbon copy）副本收件人地址栏。如果有多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些人收到了相同的副本。 Bcc：（Blind carbon copy）匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收到了副本。 Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根据其轻重缓急加以处理。 Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮件主题行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能）。 Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自动根据附件情况载入。 Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动载入。 在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入（参见图16-3）。 2. Text（正文） 电子邮件的正文部分通常分为开头敬语（Salutation）、邮件主体（Body）、结尾敬语（Complementary Close）及署名（Signature）四个部分。 1）开头敬语 电子邮件的行文风格较为随意。 当只有单一收件人时，常常使用“Dear Mr. / Mrs. / Ms.＋姓”或者直接称