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关于公文处理的几个问题 　　一、公文的基本概念、特点和作用 　　（一）公文的概念 　　公文就是公务文书，行政公文就是行政公务文书。 1、文书是一种传递信息的文字载体。广义的文书是指人类在社会实践中记录、传达某种思想意图时所形成的文字材料。因此，可以说社会上的一切文字材料都是文书。狭义的文书是从文书学、应用写作学的度角来理解的。从这个角度说，文书就是应用文。是行为主体在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特殊格式的文字材料。这种行为主体是指个人、社会组织、集团、政党和国家政权机关。文书又可以分为公务文书和私人文书两大类。 　　2、公文就是公务文书。所谓的公务文书，就是各类法定机关和组织按照特定格式并经过一定处理程序制定的用以传达意图、沟通信息、解决问题、记载事项的各类用文字和符号表达的书面材料（包括音像材料等），公务文书又可以分为法定的公文文书、通用的公文务书和事务性公务文书三类。第一，法定的公务文书。法定的公务文书，简称公务文书。包括党委机关的公文、行政机关的公文、人大机关的公文、政协机关的公文、政法机关的公文和群团机关的公文。第二，通用的公务文书。通用公务文书，简称通用文书。这类文书是行政机关内部公务活动中所产生的或公文形式过程中所产生的公务文书。例如：规划、计划、总结、要点、调查报告、会议记录、条例、规定、办法、细则、规则、规程、守则、制度、公约等等。第三，事务性的公务文书。事务性公务文书，简称事务文书。是行政机关进行事务活动过程中所产生的公务文书。例如：介绍信、证明书、贺电（信）、慰问电（信）、致敬电（信）、表扬信、感谢信、推荐信、建议书、倡议书、聘请书、请柬、喜报、启示、声明、开（闭）幕词、贺词、祝辞（祝词）、欢迎（送）词、悼词、唁电、讣告、碑文等。 　　3、行政公文就是行政机关的公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 　　（二）公文的特点 　　1、法定公文的特点。一是党、政、群等机关必须按照各自规定的文种使用，不能互相混淆。例如党的机关不能单独使用行政公文文种中的“命令（令）”。行政机关的正式公文一般也不能使用公报、决议、指示等学内公文文种。二是必须在规定的法定文种范围内使用，不能使用规定范围以外的文种。例如行政公文不能使用规定、办法、贺电等通用文书和事务性文书的文种。三是公文所含载的内 容必须是经过机关最终决策正式发布的内 容。四是具有严肃的法定效力和严格的规范体式。就行政机关而言，所谓法定效力，是指公布行政公文的行政机关（或法定人代表），在法律规定的行政职权范围内，对其管辖的行政区域内发布的行政公文，具有法定的权威性和约束力。所谓规范体式，是指行政公文的内容表达形式（体裁）、公文格式各个要素及在公文中的表达方式和位置、印制等必须符合规范要求，并按规定程序处理。 　　2、通用公文的特点。一是除条例只能由国务院、省（自治区、直辖市）人大及其党委会制定外，其余通用文书，行政机关与其他机关、团体、企事业单位均可通用。二是就行政机关而言，通用文书所含载内容属于行政机关内部决策过程中产生的“中间产品”，而不是最终决策所直接用于发布的行政公文，因此不能直接作为行政公文发布。三是如经过行政机关决策需要正式发布的公文，必须进行必要的文书处理，并且以机关法定文书的文种作为载体，才能正式发布。例如：“计划”、“总结”可以用“通知”的形式发布。又如“规定”、“办法”、“细则”等，可以用“命令（令）”、“通知”等载体进行发布。 　　3、事务文书的特点。一是所含载的内容属公务活动比较具体、单一且带有事务性特点的工作；二是这一类的公务文书可以单独发布，一般不以行政公文文种作为载体，因而也不属于机关的法定公文。 　　4、行政公文的特点。行政公文是由特定的作者为解决公务活动中特定对象在特定时间、特定地点发生的特定事项，使之起到特定的用途，达到特定目的的一种特殊公文种类。有以下五个方面的特点。 　　（1）法定性。行政公文的法定性，首先，它有法定的作者。行政公文的作者（制发者）必须由依法成立并能以自己名义使权利、承担义务的机关、团体、单位来充当，其他机关不能随意制发公文。另外，有些行政公文需由特定机关或组织的领导人署名行文，如中华人民共和国主席令、国务院令。这是领导人法定职权和领导人所在机关或组织领导集体意图的体现。其次，行政公文的法定性还体现在行政机关必须在法定的行政职权范围内制发行政公文。行政机关不能越权发布只能由上级行政机关发布的行政公文，也不能越权制发只能由党委、人大、政协等其他机关发布的法定公文，或只能由下级机关发布的行政公文。第三，行政公文的受文对象有严格的法定范围。下行文只限于该机关管辖范围以内的隶属关系的下级行政机关或广大人民群众，如通告；上行文只限于有隶