第十讲采购管理.pptVIP

第十讲　项目采购管理 project procurement management 学习目标 1.了解良好的采购管理的重要性以及IT项目中越来越多地采用外包的做法。 2.描述采购管理的主要过程和可交付成果。 3.进行简单的自制----外购决策分析。 4.解释不同类型的合同和各种合同存在的风险，并举例说明IT项目在何种情况下采取哪种合同形式。 5.描述要求提供建议书文件(RFP)的基本内容。 6.生成和使用建议书评价工作表。 7.理解签订好的合同及良好的合同管理的重要性。 8.讨论可以帮助进行采购管理的各种软件。 本节内容 项目采购管理的重要性 采购计划编制 询价计划编制 询价 供方选择 合同管理 合同收尾 一、项目采购管理的重要性 采购(procurement)是指从外界获得产品或服务。许多企业使用purchasing；IT行业多使用外包（outsourcing）。 项目采购管理包括从实施组织外部获取所需产品和服务的全过程。具体包括：采购计划的编制、询价计划的编制、询价、供方选择、合同管理、合同收尾 采购的优越性 降低固定成本和经常性成本。 可以促使客户组织将重点放在核心业务上。 技能和技术的获取。 获得经营的灵活性。 提高责任性。 如一家公司可能会聘请一家大型咨询公司帮助编制IT战略计划。另外一家公司可能会聘用外部公司，开发并管理公司的电子商务应用。组织的这种独特需求可以由外部公司在特定的时间段内满足。 项目采购管理过程和关键词输出 二、采购计划的编制 采购计划的编制 采购计划编制的工具和技术 合同类型 工作说明书 采购计划的编制 是否采购、采购什么和何时采购。 决定购买什么；确定合同类型；编制工作说明书、采购管理计划。 输入：项目范围说明书、产品说明书、市场条件、约束条件和假设条件。 清晰地界定项目范围、产品、市场条件 采购计划编制的工具和技术 自制外购决策：它是决定在组织内部制作某些产品或进行某种服务。它包括以对内部提供产品和服务的成本进行估算，并与外包成本进行比较。 征询专家意见 合同类型 固定价合同：指详细定义产品或服务的固定总价。（100台电脑2个月内交付到指定地点） 成本补偿合同：指卖方支付直接或间接实际成本。（工资、软件、硬件成本；电费、食堂等） 成本加激励费合同（CPIF） 成本加固定费合同（CPFF） 成本加成本百分比合同（CPPC） 合同类型 工时和材料费合同：指固定价合同和成本补偿合同两者间的一种混合合同。（如某独立的计算机顾问与一家公司约定，服务时间第小时80美元，另外为项目提供特定的材料的固定价为1万美元。） 单价合同：要求买方和卖方按服务的预订单价支付价款的合同，合同总价是完成该所需工作量的函数。（1-10;10-50;50） 工作说明书 工作说明书（statement of work，SOW）是指对采购所要求完成的工作的描述，以便让潜在供应商确定是否能提供所需的产品或服务，并确定适当的价格。 它是一种范围说明书，足够详细地描述了工作，以便使潜在的供应商决定能否提供所需的产品的服务，并确定一个适当的价格。它应当清晰、简洁和完整。 如一项工作的工作范围、工作地点、执行期限、或交付成果时间表、适用标准、验收标准、特殊要求。 三、询价计划编制(solicitation planning) 询价计划编制包括准备询价所需的采购文件并确定供方选择的评判标准。 最常见的两种询价文件分别是RFP和RFQ。 RFP ( request for proposal)是一种用于征求潜在卖方提供建议书的文件。 RFQ(request for quote)是一种用于征求潜在卖方报价或提交投标书的文件。 RFP的基本框架 RFP的目的 组织背景 基本要求 硬件与软件环境 RFP的过程的具体描述 工作说明书和工作进度信息 可能的附录（当前系统概要、系统要求、规模大小、承包商答复RFP的具体要求内容、合同样本） 四、询价 询价就是从潜在卖方获得投标书或建议书。询过程包括采购文件的最终形成、广告、召开标前会以及接受建议书或投标书。 投标会议，也被称为供应商大会、标前会议，就是在准备建议书之前召集潜在供应商召开的会议。 该过程的主要输出是收到建议书或投标书。 五、供方选择 供方选择是指评价潜在卖方并与其进行合同谈判的过程。具体包括：评估投标者的建议书、选择最佳的投标人、进行合同谈判和签订合同。 组织应使用正式的建议书评价表。 在评价过程中，赋予技术标准的权重不应大于赋予管理和成本标准的权重。 项目建议书评价表 选择供应商的详细标准 六、合同管理 合同管理就是保证卖方的行为符合合同的要求。 合同管理包括合同最终的形成与签署、监督合同的执行及合同的修改。 项目经理和项目团队成员应参与合同的起草和管理。 外部合同的项目上的变更进