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商务中心岗位职责 一、【岗位职责】 对外：商务中心文员是为客人提供复印、打字、传真、电话、装订等 商务服务，尽力为客人解决各种商务需求，并确保各种设备运 作正常。 对内：配合各部门打印、复印、打字、传真等工作；认真完成领导安 排的各项工作； 二、【工作内容】 1、提前到岗,签到，进行日常卫生清洁。 2、了解学院当日会议最新情况。 3、检查电脑、资料、机器等设备和物品状况是否正常。 4、为客人提供各种商务服务，如接发传真、文字处理、复印资 料等。 5、配合各部门打印、复印、打字、传真等工作。 6、做好与销售、前台财务的结帐工作，及时将各式单据根据要求 送达财务；做到帐帐相符、帐证相符、帐款相符。 7、统计营业收入，填写相关报表。 8、做好内部、外部打印、复印等统计工作。 9、闲暇时帮助其它部门工作，如：中转接机、销售接会、客房、餐 厅等。 10、将工作内容写在本上。 11、每天一班时，把钥匙放在前台。 12、每月月底作一次统计。 工作项目、程序与标准 一、接听电话 1、必须在铃响三声内接听。 2、礼貌问候来电人。 3、准备好纸笔，按需要记录接听内容。 4、通话结束后，和客人说结束语，待对方挂机后再挂机。 二、收、发传真 （一）收传真 1、收到传真后检查传真字迹是否清晰、传真件是否齐全。 2、查看传真上是否有收件人姓名等信息，以便通知客人来取； 如没有客人的信息，下班时把传真放到前台，并和前台做 好交接工作。 3、根据商务中心收传真的收费标准收取客人费用，如客人是 挂账，得先问会务是否给挂账，核对好姓名后请客人签字。 4、客人离开后，做好相关业务登记记录，并到前台财务传账。 5、如有客人需要开发票，带领客人去前台财务开发票。 （二）发传真 1、热情迎接客人，当客人走进商务中心时，应目视客人，微笑、 起立、问好。 2、当接待员忙碌时，也应注视客人点头微笑，示意客人在休息 处等候。 3、与客人核对传真内容，仔细检查传真内容是否清晰，并向客 人复述传真号码、接收人姓名等，客人认可后再发。 4、发送传真时，按照客人填写的传真号码发送传真，发完传 真后，检查传真是否发送出去。 5、根据商务中心收传真的收费标准收取客人费用，如客人是 挂账，得先问会务是否给挂账，核对好姓名后请客人签字。 6、客人离开后，做好相关业务登记记录，并到前台财务传账。 7、如有客人需要开发票，带领客人去前台财务开发票。 三、复印 1、热情迎接客人，当客人走进商务中心时，应目视客人，微笑、 起立、问好。 2、当接待员忙碌时，也应注视客人点头微笑，示意客人在休息 处等候。 3、调试好机器，按客人要求复印稿件，先印一张征询客人复印 效果，同意后才全部复印。 4、将已复印好的复印稿件按原稿顺序装订好后交全客人。 5、根据商务中心收复印的收费标准收取客人费用，如客人是 挂账，得先问会务是否给挂账，核对好姓名后请客人签字。 6、客人离开后，做好相关业务登记记录，并到前台财务传账。 7、如有客人需要开发票，带领客人去前台财务开发票。 四、打印 1、热情迎接客人，当客人走进商务中心时，应目视客人，微笑、 起立、问好。 2、当接待员忙碌时，也应注视客人点头微笑，示意客人在休息 处等候。 3、问清客人是用U盘直接打印，还是从邮箱里下载打印，或者 是我们工作人员给敲打，根据客人需要，为客人提供打印服 务。 4、打印前与客人核对好打印内容，看是否有需要排版或修改。 5、根据商务中心收复印的收费标准收取客人费用，如客人是 挂账，得先问会务是否给挂账，核对好姓名后请客人签字。 6、客人离开后，做好相关业务登记记录，并到前台财务传账。 7、如有客人需要开发票，带领客人去前台财务开发票。 以上是商务中心对外客人服务流程，如有客人还需要其 它服务，我们会尽量满足客人的要求。 五、学院内部工作 工作流程基本同外部工作流程一样，只是不用收费，但必 须做登记（部门、内容、时间、份数等），并让客人签字。每个 月底会做一次统计，交给领导。