供应部流程20090621.jsp.docVIP

泰山集团供应部采购工作流程 （1）技术部、生产部等部门下达请购单到供应部，请购单要详细注明所采购物料的品名、规格、质量标准、数量、单位、使用时间、外协加工的物料要提供图纸等技术文件。请购部门对所采购物料的质量标准不清楚的，要提供样品；样品也不能提供的，请购部门必须派相关技术人员协助供应部进行采购。 原材料必须有一定的采购周期和适当库存量，以应变发货、生产比较急的情况。合理的库存量和采购周期可以避免材料短缺、生产延误、成品不到位、发货推迟进而影响合同约定等情况，促使生产、销售各个环节衔接更加紧密。一般来说，原材料采购周期做如下界定：市内零星材料采购24小时完成；周边县市材料采购2-3天；100公里以上材料采购5-7天；特种材料采购10-15天；定做材料采购20天；需新开模具的15-20天提供样件确认后生产；生产设备20-30天或更长；新产品开发另议（注：以上时间法定假日除外）。上述采购周期的初步界定是建立在供应部多年来采购经验总结的基础之上，凡材料请购单下达的部门都应充分考虑这些因素，对于采购时间超出所拟定采购周期的供应部有权拒收。 量小物料、非常规物料、急需急用物料等情况，常常遇到采购周期超出预定请购时间、价格高于大宗常规物料，甚至是即使认可高价格、延长采购时间也很难完成采购任务，从紧物料购进后价格在审计部通不过等等，这些情况给采购工作带来一定困扰和难度。所以，申购部门应该充分考虑上述制约因素，物料请购时尽量使用常规物料、国标物料。 对上述采购要素请购部门要充分考虑周详，并逐一提供和协助，如有一项不予提供和协助，责任采购员要和请购部门沟通，以掌握全部采购要素避免采购失误。对于请购部门对该要素无力提供或不提供、不协助，供应部有权拒绝采购。 如果在下达采购单后，请购部门对所采购的物料在质量、数量、花色等采购要素上有变化，请购部门要撤销原采购单和技术文件或样品，提供更改后的请购单和技术文件、样品，电话更改和口头更改无效，否则，供应部不予采购。 对上述采购过程中遇到的情况，经责任采购员或部长审核不能予以满足的，责任采购员或部长要和请购部门沟通，在沟通达成共识后再予以采购，如不沟通盲目采购所造成的后果由责任人承担。 对车间生产所需的应急采购可使用电话申请，电话请购受理者要认真了解清楚所请购物料的名称、质量标准、规格型号、数量、使用时间、并认真做好记录。但24小时内请购部门必须补办请购、审批手续交供应部。非生产急需的请购一律不予受理电话采购，违者，追究受理者的责任。 （2）、（3）请购部门送请购单、技术文件或样品到供应部，统一由供应内勤接收，并同时加改请购单编号及技术文件存档。请购单由供应内勤送部长对请购单、技术文件进行审核，分解请购单，划分采购员的采购任务。 （4）、（5）供应内勤凭部长对请购单进行分解、划分后的请购单编制供应部采购通知单，下达到各采购员。同时要求内勤认真做好请购单存档。 （6）、（7）采购员采购物料要做到货比三家，比质量、比价格、比付款条件、比交货周期、比售后服务。合格供应商只有一家的，要开发临时供应商进行比质、比价，以取得和合格供应商进行议价的依据和空间。 新供应商的开发要由采购员提出申请，部长进行审核，分管领导进行审批。 （8）供应商报价，提供品质资料、样品。报价单、品质资料由供应内勤存档。采购员直接收集的供应商品质资料须交供应内勤备份存档。 （9）、（11）供应商提供样品，品管部对样品进行检测，并出具检测报告。对合格样品供应商质量、价格、付款条件、交货周期、售后服务进行评审并建立供应商档案。 （12）样品合格供应商通过一段时期的供求合作，进一步了解其综合供货能力及售后服务水平，并结合所提供产品的质量、价格、付款条件、交货周期等进行再次评审，并建立供应商档案，合格者列入合格供应商，逐步建立合作关系。 （10）、(13)经比质、比价、议价后确定初选供应商，采购员依据采购通知单，必要时和请购单进行核对，编制合同或订购单。对请购单上所列采购物料的规格、型号、技术要求和供应商所提供的数据、技术标准进行认真比对、认真审查。如发现异常，要立即向供应部部长、分管领导汇报，并报请技术部或生产部确认。供应部门任何员工无权擅自采购不符合请购单要求的物料。 （14）在和供应商的洽谈内容中，其中包括交货期的确定，采购员要确定交货期是否满足请购部门的使用时间，要制定采购进度控制计划报部长审批，批量订单采购进度控制计划及时报供应内勤备案，采购过程中跟催进度，到货时间及时向供应内勤报告，以确保供应内勤及时填报批量订单的《采购进度控制表》。 （15）凭比质、比价记录审批合同、订购单。任何业务采购之前无审批环节，擅自作主购进的物料由采购员本人全权负责，造成损失的追究其本人的经济责任。 （1