电算化会计档案管理的特点和应注意的问题.pdfVIP

维普资讯 电算化会计档案管理的特点和应注意的问题 中国石化集团公司河南石油勘探局 周建敏 李 鹏 廖明恕 【擒 要】电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统纸质载体形式的会计档案相比，有其 自身的形成特点和管理要求。本文拟 通过对电算化会计档案的分析，探讨电子会计档案的管理与利用问题，以期有助于电算化会计档案管理工作的提高。 【关键词】电算化会计档案； 特点； 注意问题 电算化会计档案指存储在计算机中的 交、保管、销毁清册等其他类档案。 失或被抽换。年终再将各月现金 日记账按 会计数据 (以磁性介质或光盘存储的会计 (二)机读会计档案 顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样， 数据 )和计算机打印出来的书面形式的会 包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质 银行存款 日记账也应每天登账并打印输 计数据。会计数据是指记账凭证、会计账 或光盘等其他介质存储的只能以电子数据 出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审 簿、会计报表 (包括报表格式和计算公式) 状态保存的会计数据和会计凭证、会计账 核签章、装订、保管与现金 日记账相同。此 等数据，以及会计软件系统开发运行中编 簿、会计报表(包括报表格式与计算公式) 外，出纳人员每月月末编制银行存款余额 制的各种文档程序和其他会计资料。电算 等数据和会计数据库。 调节表，由出纳人员及会计机构负责人或 化会计档案治理的主要任务是：监督和保 (三)计算机系统档案 会计主管签章后，与银行对账单一起保管。 证按要求生成各种档案，保证各种会计档 包括计算机硬件系统型号、存储空间 总账、其他明细账定期打印输出，连续 案的安全与保密，保证各种会计档案得到 和外部设备类型及其增减变化 ；计算机操 编号，经审核后装订成册 。同样应由记账人 合理和有效的利用，并安全保存。 作系统及网络操作系统型号；会计电算化 员、打印人员、装订人员、会计机构负责人 软件系统名称、版本号，与之配套的安装光 或会计主管在账册封面上签章并加盖封 一 电算化会计档案的特点 盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套 印。一般可根据企业实际情况和工作需要 、 与传统的会计档案相比，电算化会计 文档资料。 按月或按季、按年打印，但最迟至次年 1 档案一般具有如下几个特点： 月末应全部完成此项工作。当然，也要根据 一 是电算化会计档案比传统会计档案 三、对电算化会计档案生成的管理控制 税务、审计等管理部门要求，及时打印输出 具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出 (一)机制会计档案生成的管理控制 有关账簿。 的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要 1机制会计凭证类生成的管理控制。会 3 机制财务会计报告类生成的管理控 是指电算化会计系统中的所有系统软件、 计电算化操作员向会计电算化系统输入记 制。企业的会计报表和部分财务分析结果 会计软件程序及其全套文档资料。 账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法 由会计电算化系统产生，但要求向有关各 二是电算化会计档案较传统会计档案 性、正确性；编制记账凭证时做到科 目使用正 方提供的财务会计报告应符合 《企业财务 有更多的存储形式且对存放条件要求更 确，数字准确无误。审核记账员(由复核人员 会计报告条例》的规定。企业在有必要向有 高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报 兼任 )应在计算机屏幕上直接对系统内的记 关各方同时提供书面形式以及电子数据的 表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性 账凭证一张一张