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第四章 在库商品的保管与养护 主要内容 第一节 物料编码 第二节 盘点作业 第三节 商品养护 第一节 物料编码 一、物料编码的含义 是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。 二、编码原则 1、完整性 2、唯一性 3、简单性 4、稳定性 5、可扩展性 三、编码方法 1、流水号编号法：这是最简单的编码方法。由1开始按数字顺序一直往下编，是最简单的编号法，常用于账号或发票编号，属于延展式的方法。 例如： 2、分段法 与上法不同的，把数字分段，让每一段数字代表共同特性的一类货品。例如： 1至5预留给肥皂；6到12预留给牙膏。 3、分组编号法 此编号法依货品的特性分成多个数字组，每一数字组代表此项货品的一种特性，例如第一数字组代表货品的类别，第二数字组代表货品的形状，第三数字组代表货品的供应商，第四数字组代表货品的尺寸，至于每一个字组的位数要多少视实际需要而定。此方法现今使用尤为普遍。 例如： 其编号意义如下： 4、按实际意义的编号法 在编号时，用部份或全部编号代表货品的重量、尺寸、距离、产能或其它特性。此方法有一特点：由编号即能了解货品的内容。 例如： 5、后数位编号法 运用编号末尾的数字，来对同类货品作进一步的细分，也就是从数字的层级关系来看出货品的归属类别。 例如： 6、暗示编号法 用数字与文字的组合来编号，编号本身虽不是直接指明货品的实际情况（与实际意义编号法不同），但却能暗示货品的内容，这种方法的优点是容易记忆，但又不易让外人了解。 例如： BY表示：自行车（Bicycle） 005表示：大小型号 5号 B表示：小孩型（Boy‘s） W表示：白色（White） 10表示：供应商号码 第二节 盘点作业 随着时间的流逝，仓库实际存量与会计帐面的存量有可能发生不一致的情况，可能是人为的因素，也可能是其他不可抗力的因素，使得存货数量发生减少或增加。这时便需要通过盘点作业，记录盘点时实际的存量，通过跟会计帐面存量进行实际比较，就可以对实际存货有一个比较清晰的了解。 一、 盘点作业的目的 （一）盘点的概念 为了对库存物品的数量进行有效控制，并查清其在库中的质量状况，必须定期或不定期地对各储存场所进行清点、查核，这一过程称为盘点作业。 （二）盘点的目的 1、查清实际库存数量。 通常物料在一段时间不断接收与发放后，容易产生料帐不符的误差，这些误差的形成主要原因有： (a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。 (b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。 (c) 盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。 这些差异必须在盘点后察觉错误的起因，并予以更正。 2、计算企业资产的损益。 企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单价成正比。因此为了能准确地计算出企业实际的损益，就必须针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。 3、发现仓库管理中的问题。 如呆、废品的处理状况、存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。 （三）盘点作业的内容 1、查账面与实存数量是否相符 2、查收发情况，及是否遵循先进先出原则 3、查保管现状 堆放及维护情况 有无超储积压、损坏变质 不合格及呆废物料的处理情况 安全设施及安全情况 4、查常备物料库存状况 （一）盘点前的准备 1、明确建立盘点的程序方法 2、 配合会计决算进行盘点 3、盘点、复盘、监盘人员必须经过训练 4、经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单 5、盘点用的表格必须事先印制完成 6、库存资料必须确实结清 （二）确定盘点时间 以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度较快的情况下，既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍于可用资源的限制，因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在实施ABC管理的物流中心： A类主要货品：每天或每周盘点一次 B类货品：每二、三周盘点一次 C类较不重要货品：每月盘点一次即可 未实施ABC管理的物流中心，至少也应对较容易损耗毁坏及高单价之货品增加其盘点次数。另外需注意，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以2—3日完成较佳。至于日期一般会选择在： (a) 财务决算前夕──方便计算损益以及查清财务状况。 (b) 淡季进行──淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。 （三）确定盘点方法 账面盘点 现货盘点 （四）培训盘点人员 1、针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的程序、表格的填写必须充份了解，工作才能得心应手。 2、针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与