公文常见错误分析及对策.docVIP

公文常见错误分析及对策 公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。对于公文格式，国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《格式》），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行，以下简称《办法》），中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）。但是不少单位和部门制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，而是各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响了工作效率，因此必须引起高度重视。??? 一、 存在的问题??? （一）文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。例如，《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有关问题的说明》等，这里的操作规定、说明均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》。不能作为文种使用的还有条例、规定、办法、总结、计划等，有的甚至把安排、要点、细则这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。?? （二）混用文种。常见的是把相近的请示和报告两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立运输协会的报告》，《××关于办公自动化所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用请示而不是报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、批准的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在请示和函混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。??? （三）规矩格式乱。《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。 2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号，如东风房产发（2008）2号；二是用虚数，如东风房产发〔2008〕005号；三是字体字号不标准，《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 第字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。 3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如关于转发×市政府《关于做好一节一会相关工作的紧急通知》的通知、关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知，以上两例中的《》符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知、关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知。 4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为一、，第二层为（一），第三层为1.，第四层为（1）。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中一、下面是顿号，1.下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。 5.引用文号格式不对。《办法》规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如据×办〔2008〕12号文《关于××××××的通知》，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2008〕12号）。 6.成文时间标志不清。单一单位制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；零写为０ ，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。 7.抄报现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用抄报一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用抄送一词。关于这一点，《办法》中有多