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浅谈“邮件合并”功能在学校信息管理中的应用 2010年毕业生是我省高中新课改的第一届毕业生，在他们的档案袋里多了几项信息条，其中一项就是学业水平测试成绩单，面对上千名学生的成绩花分，如何既快又准确的把它们按设计的格式打印出来， WORD的“邮件合并”功能可以解决这个难题。 “邮件合并”功能在学校信息管理的许多地方都可用到，如录取通知书、期末学生成绩单、期初学生奖状、批量打印准考证工资条Word中的邮件合并，就是把文档中不变的内容与变巧妙结合到一起的功能。 二、将数据源合并到主文档（即邮件合并）的具体步骤： 1、打开主文档，调用“邮件合并”工具栏，图三。 启用“邮件合并”工具栏后，会出现两种情况，一是工具栏悬浮在文档编辑区，如图四。 二是工具栏存放在工具栏区域，如图五。 2、设置文档类型。 单击“邮件合并”工具栏中的“设置文档类型”按钮，图六，在打开的“主文”档类型”（图七）中选择“普通WORD文档”后单击“确定”。 3、打开数据源一个包括变化信息的EXCEL 在出现的“选择表格”中选定数据所在表格并勾选“数据首行包含列标题”后，单击“确定”。 4、在主文档中添加数据域。 将鼠标指针定位在主文档需显示字段值的位置上，例如图十中的“考籍号”后，单击“插入域”按钮（图六），出现“插入合并域”对话框，图十一，选择“考籍号”字段，单击“插入”按钮，出现图十二。 如此重复，一一对应插入合并域直到将需要的字段名全部添加完毕。出现图十三。 5、查看合并数据 数据域添加完后，单击“查看合并数据”按钮，图十四，可预览到生成的记录的情况。图十五。 6、合并生成新文档。 预览合格后，单击“合并到新文档”按钮，在“合并到新文档”对话框中选取要生成记录的范围，可以是工作表中的所有记录，也可以是部分记录，选取范围后单击“确定”按钮，则生成所需要的新文档，如图十七，将新文档命名后保存在指定位置后即完成邮件合并。 七、一点说明： 按照上述操作，一页只显示一条记录，若一页需显示几条记录，设置方法如下： 打开合并新文档，然后点击 文件----页面设置----版式----节的起始位置----接续本页，再选“应用于——整篇文档”确定后记录条就自动合回来了。给教学管理工作带来极大的便利/p-21371227002.html /share/detail8 打开数据源 合并到新文档 设置文档类型 插入域 查看合并数据 下一记录 上一记录 图一 图二 选择“视图”菜单——“工具栏”——“邮件合并”，可以打开“邮件合并”工具栏。 图三 图四 工具栏 工具栏 图五 图六 图七 图八 图九 图十 图十一 图十二 图十三 图十四 图十五 图十六 图十七 下拉列表 插入点