精通Office 2007] 教学课件 作者 978 7 302 16309 1k 第11章 数据管理.pptVIP

精通Office 2007 第11章 数据管理 Excel 2007与其他的数据管理软件一样，拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理方面的功能。Excel 2007不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。 教学重点与难点 使用数据排列管理数据 使用数据筛选管理数据 使用分类汇总管理数据 使用数据合并管理数据 11.1 排序数据 数据排序是指按一定规则对存储在工作表中的数据进行整理和重新排列。数据排序可以为数据的进一步管理作好准备。Excel 2007的数据排序包括简单排序、高级排序等。 数据简单排序 数据高级排序 如果需要对工作表中的数据按某一字段进行排序时，可利用Excel的简单排序功能完成。简单排序的基本操作分为两种： 使用“升序”按钮 或“降序”按钮 进行排列。 使用“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表框进行排列。 11.1.1 数据简单排序 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。如图11-2所示，在经过排序后，第14与15行中的中标价相同，如果要再次排序，则还需再添加一个排序条件。 11.1.2 数据高级排序 11.2 筛选数据 数据筛选功能是一种用于查找特定数据的快速方法。经过筛选后的数据只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。Excel 2007的数据筛选功能包括自动筛选、自定义筛选和高级筛选等3种方式。 自动筛选 自定义筛选 高级筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称单元格右侧显示下拉箭头，使用其中的下拉菜单可以设置自动筛选的条件。 11.2.1 自动筛选 使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。 11.2.2 自定义筛选 如果工作表中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。在筛选条件较多的情况下，可以使用高级筛选功能来处理。 11.2.3 高级筛选 11.3 分类汇总 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。 创建分类汇总 隐藏或显示分类汇总 Excel 2007可以在工作表中自动计算分类汇总及总计值。用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数(例如“求和”函数)即可。 11.3.1 创建分类汇总 为了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起来，减小界面的占用空间。当需要查看隐藏的数据时，可再将其显示。 11.3.2 隐藏与显示分类汇总 11.4 数据合并 通过合并计算，可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，还可以在不同的工作簿中。 按位置合并计算 按类合并计算 按位置合并计算数据时，要求在所有源区域中的数据具有相同地排列，也就是两个表格中的每一条记录名称、字段名称和排列顺序均相同。 11.4.1 按位置合并计算 当参与计算的工作表中的表头数据不完全相同时，可以使用合并计算实现数据的合并。 11.4.2 按类合并计算 精通Office 2007