管理沟通 教学课件 作者 许罗丹 第五章 写得专业些.pptVIP

第五章 写得专业些 第一节　策略分析 一、受众分析 受众分析的重要性是毋庸置疑的。然而与受众相比，我们一般更关心自己的感受，没有做到从对方的立场和感受来安排写作。在这一部分，我们主要针对大多数信件的写作特点，从受众的态度和性格两方面探讨写作方式和思路的选择。 1、受众的态度 　　总之，“以您为主”的分析视角可以帮助我们理清写作的基本框架，突出写作的重点，组织各要点的逻辑顺序，理解受众的态度和需求，增加信息的积极影响。 2、受众的性格 　　 迈尔斯-布里格斯个性分析指标（Myers-Briggs Type Indicator，简称MBTI）在全世界应用极广，有效地提取了我们在获取信息、决策方式、对待生活等方面的特征，帮助我们认清自我，理解他人。MBTI也被广泛应用于管理沟通领域，从性格类型和心理需求出发探讨沟通对象在沟通方式和沟通内容选择上的倾向性。 二、“正式性指数” 　　在大多数写作中，除了明确“读者是谁”之外，我们还需要明确自己与读者之间的关系。现实生活中，常常有人对沟通双方关系把握不准确而出现不得体的情况。例如，我们向地位比自己高的人写信，用直呼其名代替尊称；或者是部门之间行文用调侃或口语化的语气。 三、“游说矩阵” 　　我们理清楚“读者是谁”，“与对方的关系如何”之后，接下来探讨的问题就是，“我们应该如何谋篇布局？”“写作的重点是什么？”克莱兰在《有效商务写作》一书中给我们提供了一个有效的分析框架，即“游说矩阵”。“游说矩阵”需要我们回答两个问题——“对方与我们的立场是否一致？”以及“是否存在资源约束？我们是否拥有充足的资源？”这个分析帮助我们在纷繁复杂的现实情况中提取有效的信息，强调核心的问题。 　　（1）简易型。当沟通双方立场一致，并且不存在资源约束时，沟通相对来说比较简单。 　　（2）游说或指示型。当沟通双方立场不一致，在资源方面却不存在约束时，我们的沟通重点在于“使双方立场一致”或者“利益可以协调”。 四、策略比较 　　 写作一般有直接和间接两种基本策略。在直接策略中，沟通重点出现在信息开头，通常情况下，结论在前，分析在后；在间接策略中，沟通重点放在论据分析之后，通过详细分析推出“结论”或通过情况的详细说明导出关键的信息及观点。我们根据常规写作中可能碰到的上述问题，对两种策略进行比较分析。 第二节　直接策略的运用 　　当我们的沟通内容是好消息、中性消息和信息型消息时，我们可以考虑采用直接策略。例如，我们可能想了解某个项目的基本进展情况，或者可能答应员工的轮岗请求。当然，直接策略的选择不仅取决于沟通的内容，也要结合沟通对象的偏好和时间要求。 一、询问和请求 二、对询问和请求的积极回答 三、索赔信 四、对索赔要求的积极回复 第三节　间接策略的运用 　　在间接策略中，我们一开始先中性客观地提出写信的目的，或者围绕某一具体内容对读者予以肯定，再自然而然地带到正题。 　　在主体中，我们要学会从读者的角度出发，具体分析负面信息出现的原因，强调我们的解决方案以及在此过程中所付出的努力，尽量通过说理和解释让对方认可我们的处理方式。 　　沟通负面信息时，以积极的语气结尾至关重要。 　　负面性信函要特别关注“情绪缓冲”、“有信服力的说理”、“明确陈述”和“积极的结尾”，将“否定”和“拒绝”的消极影响尽量减弱，引导沟通双方将注意力集中在如何解决问题或者在未来继续改进上面。 * *