《秘书学概论》思考题答案第六章.docVIP

《秘书学概论》第六章思考题参考答案 本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第六章的思考题参考答案。 本文档以CQ资料模板，规范了文档结构图，能提高效率。打开“视图〔ｖ〕→文档结构图〔D〕”，可快速查找、学习、利用。 （CQ资料） 1．如何理解秘书工作的一般规律？ 服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。 （1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律  秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。 （2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律 辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。 （3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律 全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。 2．如何正确运用秘书工作的一般规律？ 服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。这就是这一总规律的理论基础。认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。 3．简述ABC重点管理法的应用。 ABC重点管理 法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法 、ABC分析法、分类管理法。 是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。借鉴这种管理方法的内涵是在被动接受任务后，主动安排办理顺序。即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地出现。 4．简述秘书协调方法的类型。 （1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。 （2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心听取对方的意见看法。通过讨论获得统一或部分统一的结论。涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。 （3）征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作,如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。 （4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。 （5）会稿协调法 指的是若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等，共同撰写文稿的过程。 5．简述秘书信息沟通的具体方法。 信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。 秘书信息沟通的具体方法有 （1）纵向信息沟通包括 ①上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上达、服务领导工作的过程。 ②下行沟通领导向秘书传