秘书理论与实务 第三篇 助理秘书 项目十二 管理上司.pptVIP

尚辅网 尚辅网 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 项目十二管理上司 总主编　　　孙汝建 主　编　　　焦名海 主　审　　　杨群欢 * 尚辅网 尚辅网 尚辅网 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （一） 时间管理的概念 　　时间管理，就是指在相同的时间范围内，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。包括年、季度、月、周、天的日常工作安排。 1.统筹兼顾 2.安排规范 3.效率原则 4.突出重点 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （二） 时间管理的工具 1．时间表的概念 　　它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而保证完成任务的有效方法。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （二） 时间管理的工具 2．工作时间表的编制步骤 （1）根据工作需要确定编制时间的周期； （2）收集并列出该阶段所有工作、活动或任务； （3）发现活动有矛盾，主动与相关部门或人员协调，及时调整； （4）按照时间顺序将任务排列清晰； （5）绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目； （6）用简明的文字将信息填入工作表格； （7）将工作表交由领导审定。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （二） 时间管理的工具 3．上司工作日志的填写方法 （1）提前了解上司工作和活动的信息，填入日志中，并于当日一早再次确定和补充； （2）输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩； （3）输入或填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息； （4）输入或填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化； （5）在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作； （6）协助或提醒上司执行日志计划，在需要时帮助上司排除干扰。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （二） 时间管理的工具 4．上司工作日志填写的主要内容 （1）上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容； （2）上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间； （3）上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节及对方的联络办法等； （4）上司个人的安排，如去医院看病等，要保证秘书不会在这段时间安排其他事宜； （5）上司私人的信息，如亲属的生日，要提醒上司购买生日卡或礼物。 尚辅网 理 论 知 识 任务一 管理上司时间 （二） 时间管理的工具 5．处理工作日志的变化与调整 （1）安排的活动之间要留有适当的间隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的任务； （2）进行项目的时间调整、变更，仍然遵循轻重缓急的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理； （3）确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等； （4）再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，防止漏记、错记； （5）秘书应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅； （6）秘书应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求； （7）秘书应熟悉上司用餐和休息时间，以便约会安排避开上司这些时间 。 尚辅网 相 关 链 接 任务一 管理上司时间 （一） 时间管理的一般原则 1. 用精力最充沛的时间干最重要的工作 2. 消费时间要计划化、标准化、定量化 3. 保持时间上的弹性和连续性 4. 坚持从现在做起的信念 5. 要舍得授权 尚辅网 相 关 链 接 任务一 管理上司时间 （二） ABC分析法 占总工作时间的10% 占总工作时间的20%—30% 占总工作时间的60%—70% 时间 分配 附带管理，有时间 可责成别人去完成，无时间可以不做。 一般管理，可以自己去做，亦可授权别人办理。 重点管理 （1）必须做好；（2）现在必须做好；(3)亲自去做好 ； 管理 要点 （1）无关紧要（2）不迫切；（3）影响小或无后果。 （1）重要；（2）一般；（3）无大后果。 （1）最重要：具有本质上的重要性；（2）最迫切：具有时间上的迫切性；（3）有后果 。 特征 占工作总量的40%—50%， 占工作总量的30%-40%，每天5件以内 占工作总量的20%—30%， 每天1—3件 比例 C 类 B 类 A 类 分类 ABC