数字化档案管理系统使用培训课件.pptVIP

Unique id: 062872-IPOSB Documentum\...\ProjectWhale-SO(Nov2000)(Scn).ppt CNOOC Ltd. Wei July 2002 主要内容 引言 第一章 系统运行条件 第二章 网站功能 第三章 纸质目录检索 第四章 项目资源库 第五章 文书资源库 第六章 专题推送 第七章 库房视图 引 言 1 编写目的 惠州炼油分公司数字化档案管理系统网站已正常运行，为确保用户对系统的正常操作，对本系统网站的充分利用，合理发挥系统的各个功能，为操作用户使用本系统网站提供操作指南。 2 用户定义 1.文控中心分配的所有用户。 2.局域网内部用户 引 言 3 档案分类 该系统涵盖了企业档案的九大类档案：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究管理类、基本建设管理类、设备管理类、会计类,（含声像档案）。 引 言 4 术语 按件：档案文件不组卷，直接装盒管理。 按卷：对档案文件进行组卷，以卷为单位进行管理。 电子原文：实物档案文件的电子文件。 纸质文件：档案库房中存放的实际档案文件。 第一章 系统运行条件 1.1 系统运行条件 用户在档案信息网查看原文，需要安装“多功能文件阅读器”，请到档案网站首页【下载专区】下载(如图1-1-1-1红色框内) 第一章 系统运行条件 第二章 网站功能 2.1 业务操作流程 2.1.1 登录网站 （图 2-1-1-1） 第二章 网站功能 登录成功进入系统; 如下图：2-1-1-2 第二章 网站功能 2.1.2 修改密码 点击网站登录后的默认页面右上方的按钮 ，弹出修改密码窗口（图 2-1-2-1），输入原密码和新密码，点击确定即可。 第三章 纸质目录检索 3.1 业务操作流程 3.1.1目录树检索 纸质目录检索方式分为：按件查询、按卷查询。默认的检索方式为：按件检索。如图3-1-1-1 第三章 纸质目录检索 3.1.2 按件查询 选择检索方式：按件查询，(系统默认为按件查询)。 点击：档案管理?基本建设类。查询条件为：给水泵。如图：3-1-2-1 第三章 纸质目录检索 以上面图中查询结果的数据为例，单击案卷字段对应的图标（ ）查看本文件所属档案，如图：3-1-2-2。 第三章 纸质目录检索 单击原文字段对应的图标( )，可以查看此文件目录对应的电子原文。如图：3-1-2-3 第三章 纸质目录检索 如果原文图标（ ）呈灰色，说明当前用户没有查看该原文的权限。如图3-1-3-4 第三章 纸质目录检索 3.1.3 按卷查询 按卷查询：主要是对案卷级目录查询，检索出来相应的案卷级目录，并且可查看案卷内文件，如图：3-1-3-1。首先点击档案树的 ，在右侧的数据表格中随机选择了第1549页，由于可能的档案变更，以下数据可能与实际用户的显示数据不一致。 第三章 纸质目录检索 （注意：当前选中的是按卷查询） 第三章 纸质目录检索 单击案卷列中的图标（ ）可以看到本案卷的卷内目录。 如图：3-1-3-2 第三章 纸质目录检索 单击图标（ ）可以查看有关此文件的原文；如果有权限就能直接打开，无权限则可以通过借阅查看。 如果原文图标（ ）说明当前此文件没有原文,如图：3-1-3-3。 第三章 纸质目录检索 3.1.4 普通检索 普通检索：主要是对档案目录数据里的案卷题名进行模糊查询；实例：在输入框里输入：压缩机。点击检索，效果显示如图：3-1-4-1。在检索结果中，将会分页显示标题中包含搜索关键字的所有记录，并且检索关键字被彩色特殊标明。 第三章 纸质目录检索 3.1.5 高级检索 高级检索：选择当前档案类的数据字段，添加不同条件，进行检索。 操作：点击高级检索?选择下拉字段(如图：3-1-5-1)?输入内容(如图：3-1-5-2)?选择查询条件之间关系?点击增加。 第三章 纸质目录检索 可以继续选择不同字段进入类似操作?输入关键字完成以后，点击检索?检索完成。效果显示如图：3-1-5-3 第三章 纸质目录检索 3.1.6 跨档案类检索 跨档案类检索：对所有档案类检索。输入想要检索的关键字即可在所有档案类查看相关目录，不同的关键字以空格分隔。 操作：选中档案资源检索（如图3-1-6-1）?跨档案类检索（如图3-1-6-2）?输入查询条件（如图3-1-6-3）?点击检索 第三章 纸质目