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文件档案管理制度
一 总则
目的: 为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化,提高办公效率,特制定本制度。
范围: 本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理。
二 文件分类
公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。
机要文件 (A类)
公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件;
公司董事会、经营层会材料,包括会议通知、会议材料、会议记录(纪要)、会议决议及《任务督办书》等;
公司级年度工作计划、工作总结及相关材料;
财务类各种对内统计报表、各类单据;
公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等;
所有涉及保密工作的文件资料;
其他有所定义的机要文件。
重要文件(B类)
外来文件:政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等;
公司对外的正式发文,包括红头文件、请示汇报等;
与公司经营管理相关的各类统计报表;
合同类文件:各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等;
质量管理体系文件:质量手册(包括质量方针和质量目标)、程序文件、质量记录、作业文件等;
技术文件:技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、任务书、协议书、验收标准、评审意见等。
行政类文件:规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等;
人事类文件:各类人事档案、劳动合同、保密协议等;
公司内部会议相关材料:会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录(纪要)、发放/回收记录等;
各部门的工作计划、总结等;
本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音像资料等;
以公司名义参加的,由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训材料;
各种形式的涉密文件,包括涉密的呈批文件、会议记录(纪要)等;
公司内部培训的课件,包括PPT和其他相关的文字、音像材料。
普通文件(C类)
各部门非涉密呈批文件。
各部门内部非涉密会议的会议记录(纪要)。
公司内部培训的课件,包括PPT和其他相关的文字、音像材料。
公司的简报、内刊。
公司购买的各类图书、报纸、杂志。
其他公司定义的普通文件。
三 文件制作规定
凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本规定制作。
红头文件
红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文;
以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求,凡接到文件的公司或部门应严格按照文件内容执行;
红头文件的格式须严格按照公司的规定制作,具体格式要求如下:
红头文件模板请参见附件MK/WJ-01《红头文件》模板;
用纸要求:标准A4纸;
字号要求:标题用3号宋体加粗,正文用4号宋体;
文件要素标识:
发文字号:由发文机构代字、年份和序号组成,用4号宋体,居中排列。机构代字反映发文公司或部门的性质,如“明科司发”是四川兴达明科机电工程有限公司发文,“明科系统部发”是四川兴达明科机电工程有限公司系统部发文;年份置于六角括号〔 〕中,用阿拉伯数字标出全称,如2012年,不能简化为“12”;序号是发文的流水号,保持1位虚位,如第01号。
签发人标识:仅是在上报的公文中才出现。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号于行首居左空1字,签发人姓名于行尾居右空1字,用4号宋体字。
标题要求:一般由发文机关、发文事由和文种组成。标题用3号宋体字加粗,可分1行或多行居中排列;回行时,要做到词义完整(不能把完整的词拆开)。
正文要求:是文件的主体部分,正文的内容要准确,鲜明、完整地表达发文件意图、目的和要求。正文用4号宋体字,文中数字、年份不能分行。
附件要求:是正文内容的组成部分,与文件正文具有同等效力。应在正文末尾下空1行,左空2字,用4号宋体字表明“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订。
成文日期:是文件生效的时间,是文件的一项重要内容。成文日期和落款用4号宋体字。为了加强其准确性,成文日期要用汉字(一二三四五六七八九〇)书写,例如二〇一二年四月十五日。
主题词:是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词语。用4号宋体字,词目之间空2字,一般不超过5个主题词。
文件发送:分为主送、抄送和抄报三种形式。主送,是主要收受文件的机关,指上级部门向同级部门或下级部门发送文件;抄送,是指除主送机关之外需要知晓公文内容的其他机关;抄报,是下级部门向上级部门或领导发送文件。
请示呈批文件
用于向上级领导呈报文件。一般情况下,向上级领导呈报文件时都应以呈批文件的形式上报,若文字内容太多,或有表格等其他文件时,则以呈批文件附件的形式上报;
《呈批文件》模板见附件MK/WJ-02《请示呈批文件》模板。
任务
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