信息化办公软件高级应用 教学课件 作者 李永平 信息化办公项目5.pptVIP

项目5：邮件合并 ——学生毕业设计过程管理 在日常办公文档制作中，某些文档样式及大部分内容相同，只是有几处内容不同。如某公司给众多客户发送邀请函，不同客户邀请函的样式及基本内容相同，只是客户信息不同。只要把客户信息建立一张数据表，使用邮件合并功能就可以自动填写各客户信息。大大提高制作效率。 学生毕业设计过程管理中许多文档也具有上述特点。采用邮件合并功能进行制作十分方便有效。 邮件合并使用方法 1、创建数据源 可以用专门的数据库管理系统（如SQL Sever）来创建，也可用Excel创建，甚至可用Word表格来创建。 2、在指定的文档中插入所需的数据域 3、合并到新文档 1、使用Excel创建数据源 启动Excel，创建一个新工作薄，保存为“毕业设计基本信息.xls”，将工作表“Sheet1”更名为“毕业设计基本信息”， 在工作表“毕业设计基本信息”中输入如图所示的数据。 2、在指定的文档中插入所需的数据域 下面以填写“毕业设计进程安排与考核表”为例。 打开文档“毕业设计进程安排与考核表.doc”。显示邮件合并工具栏（在菜单栏空白处击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择此工具栏即可），如图所示。 2、在指定的文档中插入所需的数据域（1） （1）获取数据源 单击邮件合并工具栏上的打开数据源按钮。 2、在指定的文档中插入所需的数据域（2） （2）插入所需的数据 先定位插入点，然后单击邮件合并工具栏上的插入域按钮。 2、在指定的文档中插入所需的数据域（3） （3）查看合并数据 单击邮件合并工具栏上的查看合并数据按钮。 3、合并到新文档 单击邮件合并工具栏上的合并到新文档按钮。 总结 邮件合并功能主要用来制作信函、信封和标签等。 本项目的实施采用传统操作方式。在Word 2003中，还提供了人性化的操作向导，更适合初学者。操作向导步骤如下： 1.启动邮件合并任务； 2.选择文档类型； 3.选择开始文档； 4.选择数据源； 5.插入数据域； 6.查看合并数据； 7.合并到新文档。 实践与体会 1.试用邮件合并功能的操作向导来完成本项目。 2.制作一个单位中风格一致的个人名片。 3.试一试用Word表格或Access创建数据源来进行邮件合并。 * “打开数据源”按钮 “查看合并数据”按钮 “插入域”按钮 选择数据源文件 选择数据表 数据域 插入的数据域 查看到的内容 合并所有记录 打印预览效果 *